Автоінформування. Що це і як послуга допоможе вашому бізнесу

Рутинна робота операторів, пов’язана з промовляння одного і того ж повідомлення, часто не виправдовує себе ні в продуктивності в співвідношенні часу і результату, ні в економічному плані в співвідношенні витрат і прибутку. Спростити поставлене завдання, збільшити кількість клієнтів, зменшити безрезультатно витрачений час операторів і перекласти частину одноманітної роботи на машину допоможе послуга автоінформування від IPtel.

Що таке Автоінформування?

Автоінформування абонентів – це передача стандартного голосового або текстового повідомлення по багатоканальної лінії великій кількості клієнтів одночасно. При цьому дія відбувається автоматично без участі співробітників по заздалегідь підготовленим сценарієм.

Послуга IPtel передбачає кілька варіантів автоматичного інформування:

1. Голосове Автоінформування без залучення оператора.
2. Передача голосового повідомлення з наступним тоновим набором.
3. Голосове інформування з можливістю підключення оператора

Кожен сценарій формується з урахуванням потреб компанії в відповідної реакції абонента на відправлене повідомлення. Перший тип застосовується:

• щоб швидко оповістити клієнтів, партнерів або співробітників про час і місце запланованої події;
• для проведення прямого маркетингу і реклами компанії;
• для нагадування про закінчення терміну дії послуги і необхідності продовження;
• для оповіщення боржників про суму заборгованості;
• для аварійного оповіщення співробітників на підприємствах, пов’язаних з підвищеним ризиком;
• для інформування про технічні збої в системі або планових роботах;
• для розсилки подяки за зроблене дію;
• для привітання зі святами і т. д.

Якщо ж оповіщення проводиться з метою збору даних від абонентів, то використовується другий тип – інформування з подальшим тоновим набором номера (абонент після сигналу натискає цифру, відповідну реакцію на повідомлення). Його можна використовувати в таких випадках:

• виявлення лояльних клієнтів, готових здійснити повторну покупку або порекомендувати компанію;
• оповіщення про новини, акції та пропозиції;
• дзвінки холодної бази для актуалізації контактів і відбору тих, хто готовий до подальшої співпраці;
• аналіз роботи компанії (клієнт виставляє оцінку події за вказаною шкалою) і т. д.

Переклад дзвінка на оператора обгрунтований тільки в тому випадку, якщо надана інформація вимагає подальшого уточнення. наприклад:

• уточнення параметрів товару (наявність, розмір, колір, форма і т. д.);
• характеристика продукту, який передбачає індивідуальні можливості конфігурації;
• узгодження часу проведення події з можливістю вибору (актуально для організацій, що надають послуги) і т. д.

Як це працює?

Телефонний автоінформатор працює за тим же принципом, що і автодозвон, з однією лише відмінністю, що при додзвоні система не з’єднує абонента з оператором, а програє аудіофайл.

Для налаштування роботи сервісу менеджер завантажує список номерів клієнтської бази і визначає черговість дозвону, кількість дзвінків одному абоненту і тимчасові рамки, в яких здійснюється набір номера. При цьому при міжнародних дзвінках система самостійно синхронізує час початку обдзвону, співвідносячи код країни в номері телефону з часовими поясами. Таким чином, абонент зможе отримувати повідомлення в зручний для нього час.

Далі при додзвоні запускається один з наступних сценаріїв:

1. Відтворення голосового файлу.
2. Запуск аудіофайлу і / або синтезування мови (TTS).
3. Програвання файлу – тоновий набір цифр абонентом.
4. Запис – тоновий набір – зв’язок з оператором.

На завершення кожного сценарію результат дозвону заноситься в систему і може бути вивантажений з неї в будь-який момент для аналізу або подальшої роботи з клієнтами, які виявили зацікавленість.

Голосовий файл для повідомлення створюється в студії по написаному замовником послуги тексту. При цьому компанія враховує побажання в тембрі голосу диктора, інтонації і темпі промовляння інформації.

Головним критерієм вибору між дикторської промовою і застосуванням технології Text To Speech є часовий чинник. Запис голосу доцільна для задач, актуальних протягом тривалого періоду. Для динамічно мінливих даних, наприклад, суми оплати, стану рахунку або ж індивідуалізації повідомлень більш застосовна система TTS. Основний її плюс в тому, що ліду озвучується вся актуальна інформація, наявна в компанії, без участі співробітників або ж витрат часу на її озвучування диктором. До того ж це дає можливість клієнту дізнаватися всю необхідну інформацію цілодобово без задіяння операторів.

Як ця послуга допоможе вашому бізнесу?

Переваги застосування послуги автоінформування очевидні:

1. Економія часових ресурсів. Система автоінформування працює по багатоканальної лінії, що дозволяє телефонувати одночасно більшій кількості абонентів.
2. Фінансова вигода – немає необхідності наймати більшу кількість співробітників для виконання одноманітної роботи..
3. Можливість більш продуктивно використовувати працю операторів тільки на ту роботу, яка вимагає особистої комунікації співробітника з клієнтом.
4. Програвання одного і того ж аудіофайлу для великої кількості абонентів гарантує точність донесення інформації без можливості впливу на цей процес людського фактора.
5. Постійний моніторинг системи оповіщення та надання звіту на будь-якому етапі роботи, а не тільки по завершенні завдання по завантаженому списку.
6. Гнучка настройка списку обдзвону з визначенням пріоритетності викликів.
7. Персоналізація повідомлень за допомогою можливості синтезування текстових даних з картки клієнта в мова.
8. Можливість запуску різних сценаріїв в залежності від результатів дозвону (відповів / не відповіли / скинув / перервав розмову і т. Д.).
9. Можливість оперативного залучення співробітника в міру необхідності.
10. Налаштування цілодобового оповіщення без збільшення робочого дня співробітників компанії.

Послуга автоінформування може бути цікава не тільки комерційним організаціям, а й державним структурам, які займаються наданням послуг населенню і піклуються про свою репутацію.