Правила за часом

У боротьбі за клієнтів компаніям допомагають різні технології, зокрема спеціальне програмне забезпечення Айпі телефонії. Автоматизація системи керування викликами у неробочий час дозволяє зменшити втрату дзвінків та налагодити взаємодію з абонентами. Після активації налаштування комунікація стає максимально комфортною для всіх учасників. Клієнти можуть розраховувати на швидкий та інформативний зворотний зв'язок, співробітники – на оптимізацію робочого процесу (не буде десятків пропущених дзвінків та невдоволення з боку начальства через негативні відгуки чи низькі продажі). Власник бізнесу, у свою чергу, отримує більший дохід та гарну репутацію, уникаючи затримок, що призводять до втрати клієнтів.

Як не пропускати дзвінки від клієнтів

Не секрет, що багато людей вважають за краще вирішувати питання, пов'язані з купівлею товарів чи замовленням послуг, невідкладно. Їх особливо не хвилює той факт, що співробітники приймають запити по телефону у певні години та дні. Не отримавши відповіді і послухавши гудки, клієнт навряд чи передзвонюватиме, і на рівні підсвідомості у нього сформується не надто позитивна думка про організацію. Наше програмне забезпечення обробляє дзвінки в неробочий час відповідно до індивідуально підібраного сценарію, може інтегруватися в СРМ і допомагає зменшити кількість втрачених викликів. Налаштування підбираються з урахуванням виду діяльності, специфіки комунікації з клієнтами, графіка роботи компанії та індивідуальних побажань щодо того, як краще організувати прийом та розподіл вхідних дзвінків.

Торкніться зображення, щоб збільшити

Причини пропущених дзвінків

З труднощами при налагодженні контакту з клієнтами так чи інакше доводиться мати справу будь-якій організації. Створення кол-центру – гарний та гранично простий спосіб прискорити обробку заявок, підвищити конверсію та сформувати базу даних для подальшого обслуговування замовників. Але потрібно враховувати активність клієнтів у неробочі години, адже вдень і в будні багато хто зайнятий, зате після 8-10 вечора і в суботу/неділю з'являється вільний годинник для пошуку товарів та замовлення необхідних послуг. При цьому всі хочуть поспілкуватися з оператором без затримок та досягти поставленої мети: уточнити якісь відомості, перевірити наявність продукції, з'ясувати етап обробки замовлення, оформити покупку тощо.

Компанія теж зацікавлена у наданні якісного сервісу, але запускатиме задля цього кол-центр, який функціонуватиме в режимі 24/7 економічно недоцільно. Виняток становлять ситуації, коли систематично спостерігається великий потік викликів у кол-центр, наприклад, якщо офіс фірми знаходиться не в тій країні, на яку орієнтований бізнес, відповідно, є різниця в часових поясах. Також без цілодобово працюючої техпідтримки не обійтися власникам порталів азартних розваг та представникам інших видів діяльності, де спілкування з клієнтами має бути постійним.

Дзвінки в неробочий час

Але, як правило, дзвінки в неробочий час бувають нечасто і нерегулярно, відповідно довелося б платити команді операторів при багатогодинних простоях. Як альтернативу можна призначити чергового співробітника, підключивши сервіс перенаправлення на нього всіх вхідних викликів, або повністю автоматизувати управління дзвінками в кол-центрі з підбором схеми дій, що найбільш підходить.

Разом з тим, слід пам'ятати, що не лише дзвінки у вихідні дні, вечорами/вночі або у свята стають причиною значної кількості пропущених викликів. Також проблема може бути пов'язана з:

недостатньою кількістю співробітників кол-центру з урахуванням потоку дзвінків;
низькою компетентністю та повільністю персоналу, коли на один виклик йде величезна кількість часу, через що інші клієнти на лінії обривають дзвінок, оскільки не хочуть надто довго чекати на відповідь;
відсутністю налагодженої системи розподілу дзвінків між операторами – IP телефонія здатна суттєво спростити процес взаємодії з абонентами, але потрібно підключити сервіси, які забезпечуватимуть рівномірність навантаження (щоб одні працівники не сиділи без діла, інші не доходили до нервового виснаження через нескінченного потоку дзвінків);
надто тривалим періодом очікування на лінії. Важливо, щоб у ситуації, коли всі оператори зайняті, або абонент звернувся в неробочі години, він швидко отримував пропозицію залишити контактні дані для зворотного зв'язку або повідомлення про неможливість негайного спілкування з операторами з варіантами подальших дій (записати повідомлення, очікувати на переадресацію на чергового фахівця та тощо);
складним голосовим меню - рідко хто вислуховує більше 3-4 пунктів, і якщо серед них немає відповідного, то обриває дзвінок.

Як зменшити кількість пропущених дзвінків

Періодично будь-якій компанії необхідно проводити аналіз результатів роботи з клієнтами. Якщо бачите, що відсоток викликів без відповіді високий, варто перевірити, як організовано обробку вхідних дзвінків у неробочий час. Практика показує, що саме ці запити впливають на загальну статистику, завдають репутаційних втрат та не дають бізнесу розвиватися. Щоб зменшити кількість пропущених дзвінків у кол-центрі, потрібно визначитися, яким чином реагувати на запити, які надходять після закінчення робочого дня, у період свят та вихідних. Варіантів кілька:

Налаштувати систему так, щоб дзвінки в кол-центр у вихідні дні або вночі фіксувалися системою, а клієнтів інформували про те, що оператор передзвонить наступного дня або в понеділок.
Повідомити, що операторів немає на лінії, але можна залишити голосове повідомлення, отримавши яке, співробітник передзвонить.
Забезпечити переадресацію телефону чергового співробітника.
Зафіксувати дзвінок та перенаправити його на Телеграм-бот або співробітника, який працює з клієнтами у неробочі години.
Запропонувати кілька способів вирішення питання в автоматичному режимі згідно з метою звернення до служби підтримки. Так можна зробити при синхронізації віртуальної АТС із СРМ.

Паралельно з налаштуванням функції обслуговування дзвінків не зайвим буде:

Проаналізувати потреби клієнтів

Змінити роботу компанії, щоб їх задовольняти – можливо, буде краще найняти операторів на вечірні години та для прийому дзвінків у вихідні дні, а решту часу підключати автосекретаря

Використовувати додаткові послуги

Які пропонує сучасна IP-телефонія для бізнесу. Йдеться про інтелектуальний розподіл дзвінків, збір статистики, автоматичний обдзвон тощо.

Система управління викликами для кол-центру

Хмарна система управління викликами, яку ми пропонуємо, дозволяє не втрачати клієнтів незалежно від того, коли вони до вас звертаються. Причому для налагодження комунікації не доведеться вносити радикальні зміни до бізнес-процесів, вкладати надхмарні гроші або додатково навчати операторів. Є ще кілька аспектів, навіщо потрібна система керування викликами:

формування позитивного образу компанії, яка піклується про зручність клієнтів та цінує їхній час;
виконання законодавчих вимог під час здійснення вихідних дзвінків – при підключенні даного сервісу IP телефонії можна встановити правила щодо продзвону боржників, проведення опитувань;
запис розмов з клієнтами для точного визначення суті проблеми та з'єднання з потрібним спеціалістом у робочий час;
налаштування правил обробки дзвінків у певні години та дні або в діапазоні дат;
збереження номера у єдиній базі;
використання ПЗ у тандемі з СРМ для ідентифікації причини дзвінка та видачі відповідної інформації, наприклад, при зверненні до служби таксі система запропонує інформацію про час прибуття автомобіля, а при дзвінку до інтернет-магазину можна повідомляти клієнта про дату прибуття замовлення.

Наш сервіс телефонії для бізнесу допоможе не пропускати жодного дзвінка та налагоджувати з клієнтами довірчі відносини, що позитивно позначиться на репутації та рівні доходу.

Наші продукти

Автоінформатор

UAH 2500.00

UAH 2000.00

Читати ще

Кол-центр

UAH 120.00

UAH 100.00

Читати ще

Автообзвін

UAH 1200.00

UAH 1000.00

Читати ще

IP АТС

UAH 70.00

UAH 50.00

Читати ще

Також цікаво

07.04.2023

Автоінформатор IPTel інтеграція з Bitrix24

Рутинна робота операторів, пов’язана з промовляння одного і того ж повідомлення, часто не виправдовує себе ні в продуктивності в співвідношенні часу і результату, ні в економічному плані в співвідношенні витрат і
прибутку. Спростити поставлене завдання, збільшити кількість клієнтів, зменшити безрезультатно витрачений час операторів і перекласти частину одноманітної роботи на машину допоможе
додаток Інтеграції з Bitrix24 і сервіс Автоінформатор від IPTel

Базові можливості програми

Установка програми голосового автоінформування передбачає:

відтворення лідам заздалегідь записаного аудіофайлу;
реакцію абонента на повідомлення за допомогою тонового набору цифр (за потребою);
інформування з використанням голосового файлу і подальшим перенаправленням ліда на оператора (за потребою);
настройку кількості повторів повідомлення;
постійний облік якості дозвонов (звіт по результату: взяв / скинув / зайнято / немає відповіді і т. п.);
програмування початку і тривалості кампанії;
завантаження списку клієнтів з підготовленого файлу в форматі excel або вручну;
установку черговості дзвінків;
запуск різних кампаній обдзвону одночасно.

Переваги програми

Використання операторів компанії тільки для вирішення складних питань з клієнтом – головний плюс установки послуги автоінформування.
У ряді ж випадків програма може впоратися навіть краще людини:

Повідомлення однієї і тієї ж інформації великій кількості абонентів. Людина буде відчувати
втому, може забути повідомити якусь інформацію. А ще йому потрібні перерви на відпочинок. Комп’ютер же програє
аудіозапис незліченну кількість разів без втоми або забування.
Якщо буде потрібно, буде методично телефонувати ліду, поки той не відповість.
Однакова інтонація повідомлення. Оператор не завжди може повною мірою
контролювати свої емоції. Навіть стресостійкі люди з великим досвідом роботи можуть бути не досить спокійними. Комп’ютер
же, програючи заздалегідь начитаний дикторським голосом файл, не зможе змінити його інтонацію або невластивим чином відреагувати на відповідь абонента.
Робота в нічний час. Компанії з міжнародною базою клієнтів стикаються з розбіжністю часових поясів, а значить, з відзнакою локального часу Ліда від поточного місцевого часу. Для цього можна або операторів взяти на роботу в нічну зміну (що додатково тарифікується), або ж налаштувати в програмі країну і час, в яке відбувається дзвінки клієнтів. Система почне дзвонити автоматично відповідно до встановленого часового поясу.
Передача абсолютно однакового повідомлення одночасно по декількох лініях. Для забезпечення такої роботи необхідно задіяти кількох людей. Причому кожен з них має тільки йому властивими тембром і висотою голосу, темпом мови і виразністю.
Це може істотно впливати на сприйняття інформації клієнтом. Коли ж до роботи підключається система
автоінформування, для запису повідомлення підбирається голос, відповідний ситуації оповіщення.
Таким чином, на кожного ліда здійснюється однакове мовленнєвий вплив.

Для запуску автоінформування Вам необхідно

Подати заявку на безкоштовний тестовий період. це можна зробити на сайті iptel.ua або написавши на пошту info@iptel.ua
Підготувати аудіо файл для програвання або текст повідомлення, яке буде вимовляти робот – автоінформатор.
Після успішної реєстрації на тестовий період ми надішлемо Вам адресу тестового сервера, логін і пароль
Завантажити аудіофайл
Перейти в редагування Кампанії обдзвону, в розділ “In / Out IVR”;
Вибрати файл для відтворення клієнту;
Визначити кількість повторів відтворення вітання до одержання реакції абонента (відповідь за допомогою тонового набору);
Обмежити число спроб при натисканні клавіші дії, яка не задіяна в опціях (наприклад, замість 1 або 2 клієнт натискає 3);
Встановити час введення (в мілісекундах);
Визначити можливі варіанти виставлення статусу відповіді ліда (опція важлива для аналізу результативності кампанії);
Ввести число каналів для IVR (розраховується за кількістю лидов, на яких поширюється інформація);
Виставити дозвіл на вхідні дзвінки (при автоматичному оповіщенні вибирається варіант «Ні»);
Зафіксувати стан (в цьому полі для початку дзвінків виставляється параметр «Активний»).
На порталі Бітрікс24 перейти в розділ Додатки
Далі у вкладку Розробникам (у верхній частині екрану)
Далі натиснути “Інше” -> “входить вебхук”
В “Налаштування прав” (остання опція) вибрати CRM
Скопіювати дані, зазначені в першому полі “Вебхук для виклику rest api” (наприклад:
https://your_portal.bitrix24.ua/rest/4/lt15ih98a2gdh33u/)
встановити додаток
Ввести адресу Автоінформатор
Ввести логін користувача
ввести пароль
Ввести дані з поля “Вебхук для виклику rest api”
Натиснути “Увійти”
Вибрати статус, лидов з яким необхідно завантажити в Систему
Вибрати статус, який буде виставлений ліду після відповіді
Вибрати список, в який необхідно завантажити лидов

Детальніше з налаштуванням Системи автообзвона можна ознайомитися на нашому сайті: Створення Кампанії обдзвону Додавання Списку лидов Створення Автоінформатор

Читати ще

23.01.2023

Статистика дзвінків - основа ефективної роботи вашої компанії

Ваші співробітники працюють із телефонними дзвінками, і ви хочете отримувати реальну картину їхньої ефективності? Вам хочеться розуміти, чи все йде за планом, і кожен співробітник отримує свою зарплату обґрунтовано? Ви знаєте, що завжди є спосіб покращити показники та KPI, якщо застосувати технології? Тоді ви, напевно, оціните нашу послугу статистики дзвінків для бізнесу.

Читати ще

23.01.2023

Запис дзвінків - деталізація даних телефонних дзвінків: розширюйте можливості телефонії для свого бізнесу

Телефонія для бізнесу — це більше, ніж мати телефонні номери та підтримувати високу якість зв’язку для спілкування з клієнтами. Сьогодні це потужний інструмент, який дозволяє власникам бізнесу працювати з важливими даними для формулювання стратегій і тактик. Зокрема, одним із ефективних інструментів, які пропонують сучасні технології телефонії, є деталізація дзвінків.

Читати ще

23.01.2023

Інтеграція з CRM

Телефонія та CRM це наріжне каміння будь-якого бізнесу, що прагне розвиватися в динаміці сучасності. Завдяки рішенням від IPTel ви можете не просто використовувати обидві ці технології, але й успішно інтегрувати їх. Ваша ефективність бізнесу зросте в геометричній прогресії, якщо телефонія та система управління клієнтами діятимуть заодно на благо вашої компанії.

Читати ще

23.01.2023

Сценарії обробки вхідних дзвінків

Професійний підхід помітний у деталях. До них, безперечно, належить ведення телефонних переговорів і, загалом, культура телефонних розмов, що забезпечується у компанії. Бажаєте, щоб клієнти розпізнавали ваш професіоналізм із першої секунди контакту з компанією? Увімкніть сценарії обробки вхідних дзвінків! Наша компанія використовує досвід американських фахівців, що дозволяє підвищити ефективність телефонних дзвінків компанії. У нас є готові рішення для вашого бізнесу, у тому числі наступні варіанти обробки телефонних дзвінків.

Читати ще