Віртуальний номер телефону: що це, скільки коштує і як підключити
Віртуальний номер уже давно не екзотика: з ним працюють інтернет-магазини, клініки, сервісні центри та компанії, у яких половина команди на віддаленій роботі. При цьому плутанини навколо нього вистачає. Хтось шукає віртуальний номер, щоб прийняти одну SMS для реєстрації, хтось підбирає багатоканальну лінію для відділу продажів. Це різні речі з різною ціною.
Розбираємо, як влаштований віртуальний номер, які задачі він закриває для бізнесу, чому безкоштовних варіантів для компанії фактично не існує і з чого складається вартість.
Що таке віртуальний номер
Віртуальний номер це звичайний телефонний номер, який працює не через провідну лінію до конкретної адреси, а через інтернет. Дзвінки приходять на нього так само, як на будь-який інший номер, але далі система сама вирішує, куди їх направити: на застосунок у смартфоні, на програму в комп'ютері, на IP-телефон чи навіть на мобільний менеджера.
Головна відмінність від звичайного номера в тому, що він ні до чого фізично не прив'язаний. Переїзд офісу, перехід команди на віддалену роботу чи відкриття другої точки не змінюють номер, який клієнти вже знають і бачать у рекламі.
Віртуальним може бути номер будь-якого типу:
- міський, наприклад київський 044 або харківський 057;
- мобільний, якщо компанії важливо, щоб клієнти бачили знайомий код оператора;
- безкоштовний для клієнта 0800;
- закордонний, якщо компанія працює з клієнтами з інших країн.
Як це працює
Схема простіша, ніж здається.
Оператор виділяє компанії номер і підключає його до віртуальної АТС. АТС це програма в хмарі, яка приймає дзвінок і розподіляє його за правилами, які налаштувала компанія: у відділ продажів у робочі години, на чергового менеджера ввечері, на голосове меню у вихідні.
Співробітнику для роботи потрібен інтернет і один із варіантів: застосунок на смартфоні, програма на комп'ютері, вебфон у браузері або настільний IP-телефон. Де фізично перебуває людина, значення не має.
Саме тому віртуальний номер майже завжди йде в парі з віртуальною АТС: сам по собі номер це вхід, а все цікаве відбувається за ним.
Що дає віртуальний номер бізнесу
Багатоканальність. Один номер приймає стільки дзвінків одночасно, скільки підключено ліній. Клієнти перестають чути короткі гудки в години пік.
Номер залишається за компанією. Змінився офіс, змінився менеджер, змінився навіть оператор зв'язку, а номер на сайті, вивісці й візитках той самий.
Робота з будь-якої точки. Менеджер у Львові, бухгалтерія у Дніпрі, керівник у відрядженні, а клієнт телефонує на один номер.
Запис і контроль розмов. Кожен дзвінок зберігається, керівник бачить, скільки звернень було, скільки з них пропущено і хто як відпрацював.
Інтеграція з CRM. Дзвінок автоматично потрапляє в картку клієнта разом із записом і статусом, менеджеру не треба нічого вносити вручну.
Швидке масштабування. Новий співробітник підключається за кілька хвилин, без прокладання ліній і купівлі обладнання.
Локальна присутність без офісу. Компанія з Одеси може мати київський номер, компанія з Києва львівський. Для клієнта це сигнал, що бізнес працює в його місті.
Віртуальний номер і звичайний: у чому різниця
| Звичайний (провідний) номер | Віртуальний номер | |
|---|---|---|
| Прив'язка до адреси | Так, лінія йде в конкретне приміщення | Ні, працює скрізь, де є інтернет |
| Одночасні дзвінки | Зазвичай 1-2 | Скільки підключено ліній |
| Переїзд офісу | Потрібне перепідключення або новий номер | Номер не змінюється |
| Запис розмов, IVR, черги | Через додаткове обладнання | У віртуальній АТС з коробки |
| Інтеграція з CRM | Складно або неможливо | Штатна функція |
| Підключення | Виїзд спеціаліста, прокладання лінії | Налаштування за кілька годин |
| Залежність від інтернету | Немає | Є, потрібен стабільний канал |
Чи буває віртуальний номер безкоштовно
Це найчастіше питання, і відповідь залежить від того, про що саме йдеться.
Для приватних задач справді існують сервіси, які дають тимчасовий номер для прийому однієї SMS. Такі номери спільні, живуть кілька хвилин або годин, їх бачать сотні людей, і для будь-чого, крім разової реєстрації, вони не придатні.
Для бізнесу безкоштовного віртуального номера не існує, і цьому є проста причина: за номером стоїть ресурс оператора, канали зв'язку і сама АТС. Те, що іноді називають безкоштовним номером, насправді є одним із трьох варіантів:
- тестовий період, коли компанія користується повноцінним номером кілька днів чи тижнів без оплати (в IPTel це 14 днів);
- номер, включений у тариф, коли платиться не за номер, а за робочі місця або хвилини;
- дешевий номер зі спільного пулу, який не можна зберегти за собою й не можна використовувати в рекламі.
Практичне правило: якщо номер має бути вказаний на сайті, у Google Maps чи на упаковці, він має бути вашим і платним. Все інше це тимчасове рішення.
Скільки коштує віртуальний номер
Вартість складається з трьох частин:
- Підключення номера. Разовий платіж. Залежить від типу номера: звичайний міський дешевший, 0800 і номери, які легко запам'ятати, дорожчі.
- Щомісячна плата. За сам номер і за кількість підключених ліній або робочих місць.
- Дзвінки. Вихідні оплачуються за тарифом напрямку. Для 0800 оплачуються ще й вхідні.
Актуальні тарифи дивіться на сторінці ціни. Там же можна порахувати вартість під конкретну кількість співробітників.
Порівнювати цю суму варто не з нулем, а з альтернативою. Три мобільні номери для трьох менеджерів коштують не менше, при цьому не дають ні спільної статистики, ні запису розмов, ні можливості перехопити дзвінок, коли людина у відпустці.
Кому віртуальний номер потрібен насамперед
- Інтернет-магазинам і доставці, де кожен пропущений дзвінок це втрачене замовлення.
- Медичним центрам і стоматологіям, у яких реєстратура не витримує ранкового піку.
- Сервісним і ремонтним компаніям з виїзними бригадами.
- Агенціям нерухомості та брокерам, де менеджери постійно в полях.
- Компаніям з віддаленою командою, яким потрібен єдиний робочий номер.
- Бізнесу, який відкриває напрямок в іншому місті й хоче локальний номер без оренди офісу.
Малому бізнесу з кількома дзвінками на день віртуальний номер теж підходить, але вигода тут менша: якщо дзвінки приймає одна людина, вистачить і мобільного.
Як підключити віртуальний номер: покроково
- Визначте тип номера. Міський для локальних клієнтів, 0800 для гарячої лінії по всій Україні, мобільний, якщо аудиторія звикла дзвонити на мобільні.
- Порахуйте одночасні дзвінки. Подивіться, скільки звернень буває в найзавантаженішу годину, і закладіть запас. Від цього залежить кількість ліній.
- Оберіть номер. Звичайний або такий, що легко запам'ятовується, якщо номер піде в рекламу.
- Укладіть договір. Номер для бізнесу оформлюють на юридичну особу або ФОП.
- Підключіть номер до віртуальної АТС і налаштуйте маршрутизацію: хто приймає дзвінки, у якому порядку, що відбувається в неробочий час.
- Інтегруйте з CRM, увімкніть запис розмов і звіт по пропущених.
- Протестуйте. Зробіть кілька дзвінків з різних мобільних мереж і переконайтеся, що жоден не загубився.
Технічно підключення й налаштування займає від кількох годин і не потребує програмістів на боці компанії.
Чого варто уникнути
Переадресації на один мобільний. Це найпоширеніша помилка: компанія підключає гарний номер, веде на нього рекламу, а другий клієнт чує «зайнято».
Номера без контролю пропущених. Якщо ніхто не дивиться звіт, ви не дізнаєтеся, скільки звернень не дійшло до менеджера.
Слабкого інтернету без резерву. Віртуальний номер залежить від каналу. Резервне з'єднання, хоча б мобільний інтернет, вирішує більшість проблем з якістю.
Запитання і відповіді
Хочете підвищити ефективність роботи з клієнтами?
Залиште заявку — допоможемо підібрати рішення для вашої компанії та покажемо, як це працює на практиці.
