Виртуальный номер телефона: что это, сколько стоит и как подключить
Виртуальный номер давно не экзотика: с ним работают интернет-магазины, клиники, сервисные центры и компании, у которых половина команды на удаленке. При этом путаницы вокруг него хватает. Кто-то ищет виртуальный номер, чтобы принять одну SMS для регистрации, кто-то подбирает многоканальную линию для отдела продаж. Это разные вещи с разной ценой.
Разбираемся, как устроен виртуальный номер, какие задачи он решает для бизнеса, почему бесплатных вариантов для компании фактически не существует и из чего складывается стоимость.
Что такое виртуальный номер
Виртуальный номер это обычный телефонный номер, который работает не через проводную линию к конкретному адресу, а через интернет. Звонки поступают на него так же, как на любой другой номер, но дальше система сама решает, куда их направить: в приложение на смартфоне, в программу на компьютере, на IP-телефон или даже на мобильный менеджера.
Главное отличие от обычного номера в том, что он ни к чему физически не привязан. Переезд офиса, переход команды на удаленку или открытие второй точки не меняют номер, который клиенты уже знают и видят в рекламе.
Виртуальным может быть номер любого типа:
- городской, например киевский 044 или харьковский 057;
- мобильный, если компании важно, чтобы клиенты видели знакомый код оператора;
- бесплатный для клиента 0800;
- зарубежный, если компания работает с клиентами из других стран.
Как это работает
Схема проще, чем кажется.
Оператор выделяет компании номер и подключает его к виртуальной АТС. АТС это программа в облаке, которая принимает звонок и распределяет его по правилам, которые настроила компания: в отдел продаж в рабочее время, на дежурного менеджера вечером, на голосовое меню в выходные.
Сотруднику для работы нужен интернет и один из вариантов: приложение на смартфоне, программа на компьютере, веб-телефон в браузере или настольный IP-телефон. Где физически находится человек, значения не имеет.
Именно поэтому виртуальный номер почти всегда идет в паре с виртуальной АТС: сам по себе номер это вход, а все самое интересное происходит за ним.
Что дает виртуальный номер бизнесу
Многоканальность. Один номер принимает столько звонков одновременно, сколько подключено линий. Клиенты перестают слышать короткие гудки в часы пик.
Номер остается за компанией. Сменился офис, сменился менеджер, сменился даже оператор связи, а номер на сайте, вывеске и визитках тот же.
Работа из любой точки. Менеджер во Львове, бухгалтерия в Днепре, руководитель в командировке, а клиент звонит на один номер.
Запись и контроль разговоров. Каждый звонок сохраняется, руководитель видит, сколько было обращений, сколько из них пропущено и кто как отработал.
Интеграция с CRM. Звонок автоматически попадает в карточку клиента вместе с записью и статусом, менеджеру не нужно ничего вносить вручную.
Быстрое масштабирование. Новый сотрудник подключается за несколько минут, без прокладки линий и покупки оборудования.
Локальное присутствие без офиса. Компания из Одессы может иметь киевский номер, компания из Киева львовский. Для клиента это сигнал, что бизнес работает в его городе.
Виртуальный и обычный номер: в чем разница
| Обычный (проводной) номер | Виртуальный номер | |
|---|---|---|
| Привязка к адресу | Да, линия идет в конкретное помещение | Нет, работает везде, где есть интернет |
| Одновременные звонки | Обычно 1-2 | Сколько подключено линий |
| Переезд офиса | Нужно переподключение или новый номер | Номер не меняется |
| Запись разговоров, IVR, очереди | Через дополнительное оборудование | В виртуальной АТС из коробки |
| Интеграция с CRM | Сложно или невозможно | Штатная функция |
| Подключение | Выезд специалиста, прокладка линии | Настройка за несколько часов |
| Зависимость от интернета | Нет | Есть, нужен стабильный канал |
Бывает ли виртуальный номер бесплатным
Это самый частый вопрос, и ответ зависит от того, о чем именно идет речь.
Для личных задач действительно есть сервисы, которые дают временный номер для приема одной SMS. Такие номера общие, живут несколько минут или часов, их видят сотни людей, и для чего-либо, кроме разовой регистрации, они не подходят.
Для бизнеса бесплатного виртуального номера не существует, и причина простая: за номером стоит ресурс оператора, каналы связи и сама АТС. То, что иногда называют бесплатным номером, на деле является одним из трех вариантов:
- тестовый период, когда компания пользуется полноценным номером несколько дней или недель без оплаты (в IPTel это 14 дней);
- номер, включенный в тариф, когда платят не за номер, а за рабочие места или минуты;
- дешевый номер из общего пула, который нельзя закрепить за собой и нельзя использовать в рекламе.
Практическое правило: если номер будет указан на сайте, в Google Maps или на упаковке, он должен быть вашим и платным. Все остальное временное решение.
Сколько стоит виртуальный номер
Стоимость складывается из трех частей:
- Подключение номера. Разовый платеж. Зависит от типа номера: обычный городской дешевле, 0800 и легко запоминающиеся номера дороже.
- Ежемесячная плата. За сам номер и за количество подключенных линий или рабочих мест.
- Звонки. Исходящие оплачиваются по тарифу направления. Для 0800 оплачиваются еще и входящие.
Актуальные тарифы смотрите на странице цены. Там же можно рассчитать стоимость под конкретное количество сотрудников.
Сравнивать эту сумму стоит не с нулем, а с альтернативой. Три мобильных номера для трех менеджеров стоят не меньше, при этом не дают ни общей статистики, ни записи разговоров, ни возможности перехватить звонок, когда человек в отпуске.
Кому виртуальный номер нужен в первую очередь
- Интернет-магазинам и доставке, где каждый пропущенный звонок это потерянный заказ.
- Медицинским центрам и стоматологиям, у которых регистратура не справляется с утренним пиком.
- Сервисным и ремонтным компаниям с выездными бригадами.
- Агентствам недвижимости и брокерам, где менеджеры постоянно в разъездах.
- Компаниям с удаленной командой, которым нужен единый рабочий номер.
- Бизнесу, который открывает направление в другом городе и хочет локальный номер без аренды офиса.
Малому бизнесу с несколькими звонками в день виртуальный номер тоже подходит, но выгода здесь меньше: если звонки принимает один человек, хватит и мобильного.
Как подключить виртуальный номер: пошагово
- Определите тип номера. Городской для локальных клиентов, 0800 для горячей линии по всей Украине, мобильный, если аудитория привыкла звонить на мобильные.
- Посчитайте одновременные звонки. Посмотрите, сколько обращений приходится на самый загруженный час, и заложите запас. От этого зависит количество линий.
- Выберите номер. Обычный или легко запоминающийся, если номер пойдет в рекламу.
- Заключите договор. Номер для бизнеса оформляют на юридическое лицо или ФЛП.
- Подключите номер к виртуальной АТС и настройте маршрутизацию: кто принимает звонки, в каком порядке, что происходит в нерабочее время.
- Интегрируйте с CRM, включите запись разговоров и отчет по пропущенным.
- Протестируйте. Сделайте несколько звонков с разных мобильных сетей и убедитесь, что ни один не потерялся.
Технически подключение и настройка занимают от нескольких часов и не требуют программистов на стороне компании.
Чего стоит избегать
Переадресации на один мобильный. Это самая распространенная ошибка: компания подключает красивый номер, ведет на него рекламу, а второй клиент слышит «занято».
Номера без контроля пропущенных. Если никто не смотрит отчет, вы не узнаете, сколько обращений не дошло до менеджера.
Слабого интернета без резерва. Виртуальный номер зависит от канала. Резервное подключение, хотя бы мобильный интернет, решает большинство проблем с качеством.
Вопросы и ответы
Хотите повысить эффективность работы с клиентами?
Оставьте заявку — поможем подобрать решение для вашей компании и покажем, как это работает на практике.
