Збільшення продуктивності

Автообдзвін: як автоматизація дзвінків змінює правила гри у продажах та сервісі

Ручний обдзвін — це як листи на друкарській машинці у світі чат-GPT. Працює, але вже не конкурентно.

Компанії, які щодня взаємодіють із сотнями або тисячами клієнтів телефоном, не можуть дозволити собі втрачати час і гроші на рутинні дії. Саме тут на сцену виходить автообдзвін — технологія, яка вже зараз економить сотні тисяч гривень щомісяця і відкриває новий стандарт клієнтського сервісу.

За оцінками IPTel, компанія втрачає близько 300 годин щомісяця на ручне здійснення дзвінків, що еквівалентно $681 втрат при середній зарплаті одного менеджера $400. Автоматизація дозволяє зекономити до $431 щомісяця лише на рутині.

Що таке автообдзвін?

за заданим списком. Система або озвучує заздалегідь записане повідомлення, або з’єднує клієнта з оператором. Без натискання кнопок і без зайвого чекання.

Він може працювати в трьох форматах:

• Повністю автоматичний — клієнт чує повідомлення.

• Напівавтоматичний — дзвінок переходить на менеджера лише після відповіді клієнта.

• Предиктивний — система сама прогнозує, коли й кому дзвонити, щоб мінімізувати простої співробітника.

Бізнес-кейси: де працює автообдзвін?

• Фінансовий сектор: нагадування про борги чи прострочення.

• Медичні клініки: сповіщення про запис на прийом.

• Маркетинг і продажі: запуск акцій, розсилки, опитування.

• Державні установи: інформування населення.

Навіть компанія без власного кол-центру може запускати дзвінкові кампанії за годину. Завдяки інтеграції з CRM система відкриває картку клієнта до початку дзвінка — менеджер вже знає, кому телефонує.

Основні функції

1. Вихідні дзвінки без участі оператора

Надання вже існуючим клієнтам деякою інформацією індивідуального (наприклад дзвінки боржників і промовляння суми) або загального характеру (наприклад повідомлення про технічні роботах)

2. Обзвон з резервуванням оператора

Оператор закріплюється системою ще до початку виклику. В цьому режимі співробітник просто чекає з'єднання з клієнтом. При цьому можна попередньо показати картку клієнта, для підготовки до майбутнього дзвінку.

3. Предективні обдзвони

Оператор підключається до виклику, тільки в той момент, коли клієнт відповів. Дзвінок ініціюється на підставі різних параметрів, що критеріїв, система сама вибирає зі списку обдзвону номер абонента

4. Графічний web-інтерфейс для управління

Додаток має зручний графічний web-інтерфейс для управління. Супервайзер Call-центру в онлайн режимі може контролювати роботу операторів, спостерігати за динамікою змін і оцінювати ефективність роботи.

5. Попередній перегляд картки клієнта

При надходженні дзвінка на моніторі співробітника спливає картка дзвінка з повною інформацією про клієнта. Він не витрачає час клієнта і відразу починає обслуговування.

6. Завантаження списку клієнтів з різних джерел

З файлу формату excel, в разі необхідності є можливість доопрацювання додатка для інтеграції з CRM або базою даних.

7. Звіти о дзвінках

Організуйте роботу вашої компанії, спираючись на вимірні показники обслуговування клієнтів і роботи співробітників. Система містить звіти про вчинені і пропущені дзвінки, можливість фільтрувати звіти за датою, завданнями, вивантажувати в excel.

8. Як передзвонити

Клієнт попросив передзвонити? Система автоматично зробить дзвінок в зазначений час або нагадає про необхідність передзвонити.

9. Управління правами

У додатку є 3 рівня безпеки, для керування правами користувачів, операторів та адміністраторів.

10. Інтеграція з CRM

Інтеграція з бізнес додатками дозволить відкривати картку клієнта з вашої CRM, а це збільшить обсяг продажів

11. Визначення автовідповідачів

Система визначає до 90% автовідповідачів і може не направляти ці дзвінки на співробітників, що дозволяє економити час і гроші.

12. Cценарій розмови

Заздалегідь підготовлений скрипт обдзвону, який доступний оператору під час дзвінка дозволяє співробітнику легко вести розмову від вітання до укладення угоди.

Як це виглядає в реальності?

Процес налаштування кампанії займає лічені хвилини:

1. Створення компанії обдзвону
Створюйте окрему компанію для конкретного завдання: інформування, опитування, холодні дзвінки. Вибирайте режим обдзвону: зі співробітником або за допомогою робота автоінформатора. Налаштуйте час дзвінків, число спроб дозвону, паузи між спробами. Додайте статуси завершення дзвінків.

2. Завантаження списку
Завантажте список контактів для обдзвону з файлу excel, разом з додатковими полями, такими, як ПІБ, переваги, місто. Ви можете додавати необмежену кількість полів, які будуть видні оператору під час розмови з лідом.

3. Налаштування сценарію дзвінка
Вибирайте питання, які співробітник задасть під час дзвінка, інформація буде доступна оператору. Щоб полегшити роботу менеджерів, можна скласти свій алгоритм холодних вихідних дзвінків, яким зручно користуватися під час бесіди.

4. Работа
Далі система все робить сама! Додзвонюється до клієнта зі списку і з'єднує з вільним співробітником. Ви бачите в реальному часі, як йде дзвінки, і можете управляти його ходом.

5. Оцінка результатів обдзвону
Після завершення обдзвону, ви можете експортувати результати для аналізу і обробки в Excel.

Не лише автоматизація, а ще й контроль

Керівник отримує повний контроль над процесом обдзвону: в режимі реального часу він може стежити за дзвінками, втручатися в розмову за допомогою функції «шепоту» — коли оператор чує підказки, а клієнт ні, — та аналізувати ефективність кожного співробітника окремо. 

Вся ця функціональність доступна через зручний web-інтерфейс: без зайвих вкладок і перемикань, усе в одному вікні.

Чому IPTel?

IPTel — компанія, яка здійснює налаштування системи автообдзвону по Україні. Замовляючи послугу у нас, ви отримуєте:

• Багатозадачну систему, здатну обробляти великий обсяг інформації;

• Максимальна швидкість дзвінка - до декількох тисяч дзвінків на годину;

• Персоналізація роботи, можливість відтворення необхідним голосом;

• Налаштування будь-яких сценаріїв для телефонного дзвінка;

• Повна аналітика дзвінків.

Автоматизуєш = працюєш ефективніше і витрачаєш менше

Чи варто інвестувати в автообдзвін? Якщо у вас більше ніж 3 менеджери в команді продажів або ви хочете скоротити витрати на дзвінки — відповідь однозначна: так.

Замість втрати грошей на гудки, ви отримуєте:

• Інтегрування з базою CRM.

• Впровадження результатів.

• Можливість маршрутизації системи.

• Можливість телефонувати в зазначений час.

• Багаторазові дзвінки.

IPTel — це не просто автодозвін. Це платформа для ефективного бізнесу, де кожна секунда і кожен дзвінок працюють на результат.

Замовте демо автообдзвону від IPTel і переконайтесь самі: комунікація може бути швидкою, простою та ефективною.