Автоінформатор у медицині: економія часу для персоналу та зручність для пацієнтів

Медичні центри щодня опрацьовують десятки й сотні звернень, пов'язаних із підтвердженням запису, перенесенням прийомів, сповіщеннями про готовність аналізів, інформуванням про спецпропозиції. Ручне обдзвонювання при великому потоці пацієнтів займає значний час, перевантажує персонал і збільшує ризик помилок — від забутих дзвінків до неточної передачі інформації.

Спростити та вдосконалити процес обдзвону клієнтів допоможе послуга автоінформатор від IPtel. Завдяки системі автоматичного дозвону роботом можна швидко здійснювати масові дзвінки і забезпечувати своєчасне інформування пацієнтів, що допоможе істотно знизити навантаження на співробітників клініки і підвищити якість сервісу.

Що таке автоінформатор у медицині

Автоінформатор у медицині — технологія, яка використовується медичними установами для автоматичної розсилки голосових повідомлень пацієнтам. Програма для вихідного обдзвону може нагадувати про прийоми, інформувати про результати лабораторних досліджень, зміни в розкладі або необхідність введення другої-третьої дози вакцини.

Які медичні установи можуть впровадити голосовий автоінформатор

Автоматичний обдзвін пацієнтів роботом може бути ефективно впроваджений у різних медичних установах — від приватних клінік і багатопрофільних центрів до стоматологій, діагностичних лабораторій і державних поліклінік. Сервіс масового обдзвону клієнтів особливо корисний там, де існує великий потік пацієнтів і важлива регулярна комунікація.

Навіщо клінікам потрібні голосові розсилки

Програма автоінформатор допомагає звільнити реєстраторів і операторів кол-центру від рутинних дзвінків пацієнтам. Автоматичний обдзвін клієнтів автоінформатором для медичних організацій дає змогу спрямувати ресурси співробітників на більш пріоритетні завдання.

Переваги автоінформатора для центрів здоров'я та клінік
Завдання	Опис
Зниження кількості скасованих або пропущених прийомів	Систематичні автоматичні нагадування про майбутні візити значно знижують ризик пропущених прийомів. Система планувальника обдзвонів допомагає забезпечити рівномірне і передбачуване завантаження фахівців за рахунок скорочення «вікон у розкладі», підвищити загальний дохід клініки.
Поліпшення якості сервісу та підвищення лояльності пацієнтів	Під час автоматичного обдзвону автоінформатором клієнти отримують своєчасні та чіткі повідомлення без необхідності самостійно уточнювати інформацію. Подібний підхід формує позитивний клієнтський досвід і зміцнює довіру до клініки.
Інформування під час масових або позапланових змін	Автоматичний обдзвін бази дає змогу швидко й організовано донести інформацію до великої кількості пацієнтів (наприклад, про зміни в графіку роботи, акції, сезонні пропозиції). Це особливо важливо в умовах обмеженого часу і необхідності охоплення широкої аудиторії.
Зниження впливу людського чинника	Автоінформатор клієнтів забезпечує стабільну якість передавання інформації без ризику забутих, переплутаних або некоректно переданих повідомлень, що підвищує якість комунікації та знижує репутаційні ризики.
Доступ до аналітики	ПЗ для медицини надає звіти за статусом дзвінків, даючи змогу клініці оцінювати ефективність взаємодії з пацієнтами. Дані можна використовувати для подальшої оптимізації процесів і прийняття управлінських рішень.
Автоматизація та синхронізація процесів	Інтеграція системи вихідного обдзвону з медичною інформаційною системою (МІС) дає змогу автоматизувати процес оповіщення, виключивши ручне введення даних. У результаті знижується ймовірність помилок і забезпечується синхронна робота всіх підрозділів клініки.

Які дзвінки медичні центри можуть передати бот-дозвону

Медичні центри в Україні можуть передати голосовому автоінформатору широкий спектр рутинних і повторюваних дзвінків, які не потребують персоналізованого спілкування. Дзвінки, з якими може впоратися система вихідного обдзвону клієнтів:

нагадування про дату і час візиту, прізвище лікаря і номер кабінету;
підтвердження запису;
масове інформування про акції, програми та нові послуги;
повідомлення про зміни в режимі роботи клініки, відпустки лікарів;
нагадування про регулярні обстеження, вакцинацію, диспансеризацію;
сповіщення про готовність аналізів або результатів інструментальних досліджень (УЗД, КТ, МРТ, рентгену);
привітання та іміджеві повідомлення (наприклад, подяка за вибір медичного центру).

Телефонний автоінформатор для лікарень також може використовуватися для короткого опитування пацієнтів після візиту в клініку з метою оцінки якості обслуговування. Використання послуги автоматичного дозвону допомагає медичному центру отримувати оперативний зворотний зв'язок, виявляти зони для поліпшення сервісу і зміцнювати довіру з боку пацієнтів за рахунок демонстрації уваги до їхньої думки.

Переваги телефонного автоінформатора для пацієнтів

Ситуації, в яких пацієнти не отримали нагадувань про візит, актуальну інформацію про зміну цін, акції чи вигідні пропозиції на комплексне обстеження, призводять до розчарування, відчуття нестачі уваги чи втраченої вигоди. Переваги автоінформатора для пацієнтів:

своєчасне інформування. Пацієнти отримують нагадування про майбутні візити заздалегідь, що знижує ймовірність забутих відвідувань і допомагає клієнтам планувати день;
спрощення взаємодії з клінікою. Уся необхідна інформація — прізвище лікаря, адреса, кабінет, час прийому — надходить автоматично, без необхідності дзвонити в реєстратуру, що економить час пацієнтів і покращує клієнтський досвід;
надійність доставки повідомлень. Голосові дзвінки мають високий рівень охоплення, особливо серед літніх пацієнтів, які не користуються месенджерами або електронною поштою. Бот-дозвін робить комунікацію з клінікою доступною та зрозумілою для всіх категорій пацієнтів;
зниження ризику помилок. Система автоінформатора для CRM витягує дані безпосередньо з розкладу і бази клініки, формуючи точні й актуальні повідомлення, допомагаючи виключити помилки, пов'язані з людським фактором.

Голосові розсилки формують у пацієнта відчуття високого рівня організації та клієнтоорієнтованості. Завчасні і точні повідомлення демонструють, що медичний заклад цінує час і піклується про комфорт пацієнта. Обдзвін автоінформатором для клінік сприяє зростанню довіри та лояльності з боку клієнтів.

Коли вихідний обдзвін пацієнтів повинен проводити менеджер

Обдзвін пацієнтів менеджером доцільний, коли потрібна індивідуальна взаємодія, уточнення деталей або надання розширеної консультації. Подібні ситуації можуть бути пов'язані зі зміною плану лікування, перенесенням прийому з ініціативи клініки, обговоренням персональних пропозицій, узгодженням програми обстеження або супроводом пацієнта на етапі прийняття рішення.

Також ручний обдзвін виправданий під час роботи з VIP-клієнтами або в рамках супроводу після процедур і операцій. У зазначених випадках важливо не тільки передати інформацію, а й вибудувати персоналізоване спілкування, забезпечивши максимальну увагу до потреб пацієнта.

Чи можна забезпечити автоматичний набір номера пацієнта з програми та перенаправлення на АТС?

Так, реалізація автоматичного набору номера пацієнта з програми та його подальше перенаправлення на АТС можлива за наявності сумісної моделі АТС, відповідної документації, драйверів і технічних параметрів. Система IPtel вже підтримує формування списків для голосового робота з фіксацією вхідних і вихідних дзвінків, включаючи необхідні параметри виклику. Крім того, наша компанія надає комплексні послуги з налаштування автоінформатора та встановлення офісних міні-АТС, забезпечуючи повний цикл впровадження рішення під потреби мед. установи.

Чи допоможе робот мережі медичних центрів автоматизувати дзвінки по всій території України?

Програма автоматичного дозвону роботом забезпечує централізовану розсилку голосових повідомлень і нагадувань незалежно від географічного розташування філій. Це дає змогу швидко й ефективно комунікувати з пацієнтами в різних містах, знижуючи навантаження на персонал, підвищуючи точність інформування та покращуючи загальну якість обслуговування.

Як автоматичний вихідний обдзвін клієнтів допоможе стоматологічній клініці?

Автоматичний вихідний обдзвін клієнтів стоматологічної клініки дає змогу ефективно організувати нагадування, інформування та повернення пацієнтів без участі операторів. Система підтримує завантаження і використання різних сценаріїв дзвінків, дає змогу гнучко налаштовувати вибір цільової аудиторії для обдзвону — наприклад, за датою останнього візиту, типом послуги або лікарем.

Наприклад, система може бути налаштована так, щоб щодня запускався скрипт, що вивантажує з МІС список пацієнтів, які не відвідували клініку понад шість місяців. Зазначених клієнтів система автоматично обдзвонює з повідомленням від імені їхнього лікаря з пропозицією записатися на профілактичний огляд.

Як встановити автоінформатор у медичному центрі?

Для встановлення автоінформатора у медичному центрі необхідно зв'язатися з представниками компанії IPtel за номером телефону, вказаним на сайті, або скористатися кнопкою «Замовити демо». Після виконання однієї із зазначених дій з клієнтом зв'язується оператор, який розповідає про функціонал системи, відповідає на питання і допомагає підібрати оптимальне рішення під завдання конкретного медичного закладу.

Навіщо потрібен автоінформатор лікарям, які ведуть приватну практику?

Голосовий обдзвін особливо корисний лікарям, які ведуть приватну практику, оскільки дає змогу автоматизувати нагадування пацієнтам про прийоми, інформувати про зміни в розкладі та пропонувати додаткові послуги без необхідності особистих дзвінків. У результаті бот-дозвін економить час, знижує кількість неявок і підвищує рівень сервісу, даючи змогу лікарю зосередитися на прийомі, а не на адміністративних завданнях.