Блог для бізнесу

Що таке віртуальний номер і як він допоможе вашому бізнесу?

Сучасний клієнт очікує від компанії простого і швидкого способу зв'язку — без довгих гудків, перемикань і “очікування на лінії”. Особливо коли мова йде про онлайн-магазин, доставку або кол-центр. Все більше компаній переходять на цифрові інструменти зв'язку. Зокрема, на віртуальні номери, які працюють через інтернет і не прив'язані до конкретного девайсу або локації.

Що таке віртуальний номер телефону?

Це номер, який використовує інтернет і не вимагає SIM-карти або фізичної телекомунікаційної лінії. Він може бути підключений до будь-якого пристрою: смартфону, комп'ютера, стаціонарного телефону або softphone-програми.
На відміну від класичних номерів, цифрові не залежать від локації — співробітник може приймати дзвінки з будь-якого місця. А для керівника це можливість контролювати комунікації, налаштовувати переадресацію, підключати записи розмов і керувати доступом до ліній.

Для багатьох компаній такий підхід давно став стандартом: віртуальний номер для бізнесу — це гнучкий, економічний і масштабований інструмент зв'язку, який легко адаптується під будь-які завдання.

У компанії IPTel ви можете замовити повноцінне створення IP-телефонії, включаючи підключення номерів, інтеграцію з CRM і налаштування IP-АТС. Все працює в хмарі і управляється через зручний веб-кабінет.

Типи віртуальних телефонних номерів

Є кілька типів — кожен для своїх цілей і завдань.
 

 

Віртуальні мобільні номери

Працюють як звичайний смартфон. Тобто дозволяють приймати і здійснювати дзвінки, відправляти SMS і використовувати месенджери — все це з одного пристрою, без фізичної SIM-карти. Це особливо зручно для співробітників, які часто перебувають поза офісом (наприклад, торгових представників або працівників техпідтримки).
Мобільний номер для бізнесу забезпечує гнучкість у спілкуванні з клієнтами, а також дозволяє розділяти особисті та робочі комунікації без необхідності купувати другий телефон.

Міжнародні віртуальні номери

Якщо ваша компанія працює з клієнтами за кордоном, міжнародний віртуальний номер допоможе створити присутність у потрібній країні. Такий номер має локальний код країни або міста і викликає більше довіри у іноземних клієнтів.
Використовуючи віртуальний номер для вихідних дзвінків, ви зможете дзвонити клієнтам за кордон, залишаючись при цьому в своїй країні. Це і економія на міжнародному зв'язку, і підвищення конверсії.

Віртуальні номери 0-800

Номери цього формату особливо популярні в сфері клієнтського сервісу. Вони дозволяють користувачам дзвонити вам безкоштовно, що підвищує лояльність і стимулює звернення. Такі номери часто використовують банки, служби доставки, великі інтернет-магазини.
Віртуальний номер для інтернет-магазину з префіксом 0-800 — це сигнал аудиторії: “Ви для нас важливі, і ми готові оплатити ваш дзвінок”.

Міські віртуальні номери

Вони мають звичний регіональний код (наприклад, 044 для Києва). Такі номери допомагають бізнесу виглядати локально в очах клієнта, навіть якщо компанія фізично знаходиться в іншому місті або країні.
Віртуальний телефон для дзвінків з міським кодом підходить для call-центрів, регіональних представництв або компаній, орієнтованих на певний ринок. Крім того, ви можете підключити відразу кілька таких номерів для різних регіонів.

Читайте також: Підключення номерів для бізнесу: як обрати правильно та не втрачати клієнтів.

Як працює віртуальний номер телефону?

Принцип роботи цифрового номера гранично простий і зручний: всі дзвінки проходять через інтернет, а не по класичній телефонній лінії. Такий номер підключається до віртуальної АТС, яка управляє маршрутизацією викликів, переадресацією, чергами, голосовим меню та іншими функціями.



Коли клієнт дзвонить на віртуальний номер, сигнал надходить в хмарну систему і може бути направлений:

• на мобільний або стаціонарний телефон співробітника;
• в кол-центр;
• в CRM-систему;
• в додаток на комп'ютері або смартфоні.

Одна з найбільш затребуваних функцій — віртуальний номер із записом розмов. Це особливо актуально для бізнесу, де важлива фіксація домовленостей, контроль якості обслуговування або навчання нових співробітників. Записи зберігаються на захищеному сервері і можуть бути прослухані в будь-який момент через особистий кабінет.

Такий підхід забезпечує повний контроль над комунікаціями і допомагає бізнесу бути прозорим, професійним і клієнтоорієнтованим.

Відмінності між віртуальним і міським номером

На перший погляд вони можуть здатися схожими — обидва мають звичний формат і можуть використовуватися для вхідних і вихідних дзвінків. Однак між ними є принципові відмінності, особливо важливі для бізнесу.

Міський номер — це традиційна телефонна лінія, прив'язана до конкретної адреси та обладнання. Щоб підключити такий номер, потрібна фізична проводка, техніка та технічне обслуговування. Це обмежує мобільність і вимагає додаткових витрат при переїзді або масштабуванні бізнесу.

Віртуальний номер не залежить від географії і працює через інтернет. Він може бути підключений до мобільного телефону, IP-телефону, комп'ютера або softphone-додатку. При цьому його можна налаштовувати, комбінувати з іншими каналами зв'язку і використовувати віддалено.



Особливий формат — це SIP віртуальний номер, який працює через протокол SIP (Session Initiation Protocol). Такий номер можна інтегрувати з корпоративною IP-телефонією, об'єднати з CRM, керувати дзвінками в режимі реального часу і підключати розширені функції: запис розмов, голосове меню, статистику.

Для сучасного бізнесу SIP-номери — це зручна та економічна альтернатива звичайним міським лініям: без обмежень у кількості каналів, без прив'язки до обладнання та з можливістю масштабування.

Який номер телефону вибрати для бізнесу?

Вибір відповідного номера залежить від специфіки вашого бізнесу, географії клієнтів і каналів комунікації. Універсального рішення не існує, але є кілька ключових критеріїв, на які варто орієнтуватися:

• Мобільність — якщо співробітники часто працюють поза офісом, краще вибрати номер, який можна використовувати на будь-якому пристрої.
• Імідж — міський номер з кодом регіону підвищує довіру місцевих клієнтів.
• Масштабованість — для компаній із зростанням навантаження та відділів зв'язку важлива багатоканальність.
• Клієнтоорієнтованість — 0-800 демонструє відкритість і турботу про клієнтів.
• Міжнародна присутність — при роботі з закордонними клієнтами зручніше використовувати номери з локальними кодами інших країн.

Якщо всі вищезазначені критерії важливі для вашого бізнесу, інтернет-номер для дзвінків — оптимальне рішення.

Особливо актуальний такий формат для компаній, які активно взаємодіють з аудиторією по телефону. Наприклад, варто підключити телефонію для кол-центру, відділу продажів або підтримки. 

Переваги віртуального номера телефону для бізнесу

Перехід на віртуальні номери — це набагато більше, ніж просто відмова від звичайних телефонних ліній. Це стратегічне рішення, яке відкриває нові можливості для оптимізації бізнес-процесів, підвищення якості обслуговування клієнтів і ефективного масштабування без значних фінансових вкладень. 


 

Функціональність

На відміну від звичайної телефонії, віртуальний номер підключається до хмарної системи управління дзвінками. Це відкриває доступ до ряду корисних функцій:

• Голосове меню (IVR) — автоматичний розподіл дзвінків по відділах.
• Переадресація — на внутрішні та зовнішні номери, мобільні пристрої.
• Запис розмов — для контролю якості та навчання персоналу.
• Інтеграція з CRM — щоб бачити, хто дзвонить, і вести історію спілкування.
• Автовідповідач, звіти, аналітика — повний контроль у режимі реального часу.

Всі налаштування виконуються через зручну онлайн-панель — без виклику інженерів і складних маніпуляцій.

Багатоканальність

Звичайний номер — це одна лінія: якщо хтось вже розмовляє, другий клієнт почує “зайнято”. З віртуальним номером все інакше.
Багатоканальний режим дозволяє приймати відразу кілька дзвінків одночасно. Залежно від сценарію, дзвінки можуть розподілятися по співробітниках, потрапляти в чергу або направлятися на голосове меню.

Економія

Віртуальний телефон для дзвінків не вимагає витрат на фізичну інфраструктуру:

• немає необхідності прокладати кабелі;
• не потрібен власний сервер або АТС;
• не потрібно окреме обладнання для кожного співробітника.

Ви використовуєте те, що вже є: смартфони, ноутбуки, гарнітури. Оплата — тільки за реально використовувані ресурси і кількість ліній. Особливо відчутна економія для компаній з філіями, віддаленими співробітниками або сезонними піками навантаження.

Доступність

Для клієнта важливо, щоб номер компанії не змінювався. Постійний віртуальний номер телефону залишається з вами при будь-яких змінах: переїзді, зміні провайдера, масштабуванні бізнесу.

Він не прив'язаний до географії і не залежить від обладнання. Це означає:

• ви можете відкрити новий офіс без зміни контактів;
• співробітник може виїхати за кордон і залишатися на зв'язку;
• при змінах в штаті не потрібно оновлювати візитки і рекламу.

Ефективна віддалена робота

У часи пандемії коронавірусу масово популяризувалася віддалена робота. З тих пір цей формат продовжує активно використовуватися: менеджери працюють з дому, фахівці консультують з інших міст, команда може бути розподілена по всій країні або навіть світу.
Прийом дзвінків на віртуальний номер можливий в будь-якому місці. Співробітник підключається до системи з ноутбука або телефону і відразу ж готовий приймати звернення, як ніби він в офісі.

Гнучкість і масштабованість

Сьогодні у вас п'ять співробітників, завтра — двадцять. Віртуальна телефонія дозволяє рости без технічних бар'єрів. Підключити нового оператора, додати номер, змінити схему переадресації або розклад — все це робиться за лічені хвилини.

Що відбувається при дзвінку на віртуальний номер?

Коли клієнт набирає віртуальний номер вашої компанії, запускається автоматизований процес обробки виклику. Ось як це працює:

• Надходження виклику в хмарну АТС. Дзвінок спочатку потрапляє в хмарну платформу — віртуальну АТС. Тут починається обробка за сценарієм, який ви заздалегідь налаштовуєте під бізнес-завдання.
• Запуск голосового меню (IVR). Клієнт чує привітання і отримує вибір (наприклад, “натисніть 1 — відділ продажів, 2 — служба підтримки, 3 — бухгалтерія”). Це знижує навантаження на операторів і прискорює обробку.
• Розподіл дзвінка по відділах. Залежно від вибору в голосовому меню або інших умов (час доби, регіон абонента тощо), дзвінок направляється потрібній групі або співробітнику.
• Перевірка доступності оператора. Якщо оператор на місці — дзвінок надсилається йому. Якщо лінія зайнята — спрацьовує черга або переадресація.
• Інтеграція з CRM. Якщо система інтегрована з вашою CRM, оператор відразу бачить інформацію про клієнта: ім'я, історію звернень, відкриті угоди. Це прискорює діалог і робить спілкування персоналізованим.
• Запис розмови. За вашим вибором вмикається запис розмови — він зберігається на сервері і доступний для прослуховування, аналізу та навчання персоналу.

Після завершення дзвінка дані потрапляють в систему статистики: тривалість, результат, теги і нотатки. Ці дані допомагають відстежувати ефективність роботи команди.

Як правильно вибрати провайдера віртуальних номерів?

На ринку багато пропозицій віртуальної телефонії, але далеко не всі провайдери забезпечують стабільну роботу, гнучкість і необхідний рівень сервісу. При виборі важливо орієнтуватися не тільки на ціну.

Критерії, на які варто звернути увагу, це:

• Надійність і стабільність зв'язку. Провайдер повинен забезпечувати безперебійну роботу телефонії: без затримок, обривів, проблем з голосовим зв'язком. Уточніть, чи є резервні канали, як часто проводяться оновлення, і де фізично розташовані сервери.
• Широкий функціонал. Хороша система повинна підтримувати голосове меню, переадресацію, запис розмов, звітність та інтеграцію. Це особливо важливо, якщо ви використовуєте віртуальний номер для прийому дзвінків у режимі багатоканального обслуговування або для команди з віддаленим доступом.
• Зручність налаштування. Панель управління повинна бути інтуїтивною — з можливістю вносити зміни без участі технічних фахівців.
• Підтримка та супровід. Якісна технічна підтримка — не розкіш, а необхідність. Уточніть графік роботи, канали зв'язку, час реакції та наявність персонального менеджера.

Порада: Вибирайте провайдерів, які розуміють специфіку вашого бізнесу. 
Наприклад, якщо ви підключаєте віртуальний номер для інтернет-магазину, важливо, щоб система легко інтегрувалася з CRM і приймала безліч паралельних дзвінків без збоїв.

Висновок

Віртуальний номер — це не просто спосіб залишатися на зв'язку, а повноцінний інструмент для зростання, управління та оптимізації комунікацій. Він зручний, економічний, легко налаштовується під будь-які завдання: від невеликого інтернет-магазину до масштабного кол-центру.

Компанія IPTel пропонує готові рішення із повним супроводом: від підключення номера до інтеграції з CRM. Хочете почати — просто зв'яжіться з нами, і ми допоможемо вибрати оптимальний формат саме для вашого бізнесу.
 

Читайте також: Контакт-центр нового покоління: як IPTel трансформує офісну телефонію в ефективну бізнес-екосистему.

Запитання і відповіді

Як придбати віртуальний номер?

Залишіть заявку на сайті IPTel або зв'яжіться з менеджером. Ми допоможемо підібрати потрібний тип номера та налаштуємо його під ваш сценарій.

Чим відрізняється корпоративний номер від звичайного?

Корпоративний номер підключається через IP-телефонію, підтримує багатоканальність, переадресацію, запис розмов та інтеграції. Звичайний номер таких функцій не має.

Де взяти віртуальний номер телефона?

Ви можете отримати віртуальний номер у компанії IPTel — з технічною підтримкою, налаштуванням та можливістю вибору формату: міський, мобільний, міжнародний або 0-800.

Чи можна відстежити віртуальний номер?

Віртуальний номер не прив'язаний до конкретного місця або пристрою, але провайдер має технічні дані щодо підключення та маршрутизації. Для користувача це захищений та анонімний канал зв'язку.

Як користуватись віртуальним номером?

Все просто: підключаєте номер до програми, IP-телефона або браузера і починаєте дзвонити та приймати дзвінки. Управління відбувається через онлайн-кабінет, де налаштовуються сценарії, переадресації та звіти.