Легкі комунікації

Robocode: як масштабувати EdTech-комунікацію на 90 філій завдяки IP-телефонії

Robocode — міжнародна школа робототехніки та програмування для дітей, що працює з 2016 року. На момент старту співпраці мала понад 90 філій в Україні та представництва ще в 7 країнах світу.

зміст

Наш клієнт

Robocode — міжнародна школа робототехніки та програмування для дітей, що працює з 2016 року. На момент старту співпраці мала понад 90 філій в Україні та представництва ще в 7 країнах світу.

Попри сучасний підхід до навчання, система комунікацій у компанії залишилась у минулому: GSM-зв’язок, відсутність записів розмов, складності з маршрутизацією дзвінків та контролем роботи співробітників.

Із запитом «Зробіть, щоб працювало як бізнес, а не як гурток» Robocode звернулися до IPTel.

 

Виклик: як не втратити клієнтів, коли бізнес виріс, а комунікації — ні

Коли зростання бізнесу випереджає внутрішні процеси, першим страждає клієнтський сервіс.

Команда Robocode мала кілька ключових проблем:

• дзвінки з мобільних не фіксувалися й губилися;
• не було IVR-меню (інтерактивного голосового меню) — клієнти не могли швидко потрапити до потрібного відділу;
• запис розмов не вівся — отже, контроль якості був формальністю;
• маршрутизація викликів не працювала — виклики були розподілені між філіями хаотично.

Попередні рішення (GSM+FMC) давали лише дзвінки, але не давали управління. А без управління не буває масштабування.

Як ми реалізували запит Robocode

Масштаб компанії вимагав не просто впровадити IP-телефонію, а й налаштувати її так, щоб вона повністю відповідала потребам компанії з урахуванням усіх особливостей.

1. IP-телефонія з нуля — впроваджена повністю централізована система зв’язку.
2. IVR меню — одразу перенаправляє клієнтів до відповідного відділу або менеджера.
3. FMC для мобільних — підключили понад 100 FMC-номерів, щоб навіть дзвінки з мобільних співробітників фіксувались і зберігались у системі.
4. Індивідуальні доопрацювання під FMC — саме цей компонент потребував детальних налаштувань і став одним із наймасштабніших під час реалізації.
5. Інтеграція з CRM — щоб усе — від першого «Привіт» до «Надсилаю договір» — фіксувалось у єдиному середовищі.

Повна реалізація тривала майже 6 місяців. У процесі роботи ми регулярно вносили зміни за запитом команди клієнта, адаптуючи функціонал під їхні внутрішні процеси. Після завершення впровадження співпраця не зупинилася — компанія й надалі активно працює з нами: збільшує кількість робочих місць, а функціонал рішення постійно розширюється відповідно до нових викликів та потреб бізнесу.

Результати

Уже за кілька тижнів після старту команда Robocode помітила суттєві зміни. 

Завдяки централізації та налаштуванню маршрутизації вдалося скоротити витрати на зв’язок. Менеджери, які раніше працювали з особистих мобільних, отримали змогу зберігати всі дзвінки в системі — тепер нічого не губиться і кожен контакт залишається під контролем. Це безпосередньо вплинуло на продажі: вони почали зростати, адже зникли «загублені дзвінки» та втрати на етапі першого контакту. 

Якість обслуговування піднялася на новий рівень — із появою записів розмов виникла можливість не лише контролювати, а й покращувати клієнтський досвід. 

Найголовніше — комунікації всередині компанії нарешті стали системними й керованими, а не хаотичними, як раніше.

Що сподобалося клієнту?

Клієнт особливо відзначив, що IPTel не просто «підключив телефонію», а інтегрував бізнес-логіку в кожен етап комунікаційної системи. 

Вирішальним фактором стала можливість гнучкого налаштування під їхні конкретні завдання — жодних шаблонних рішень, усе підлаштовано під реальний бізнес-процес. 

Також Robocode високо оцінили рівень підтримки: технічна команда не просто реагувала на запити, а пропонувала рішення ще до того, як виникала проблема.

Кейс Robocode показує: ефективна комунікація є фундаментом для масштабування бізнесу. Коли процеси зв’язку працюють як годинник, компанія не просто економить кошти чи підвищує сервіс — вона створює умови для зростання.

Хочете, щоб ваш відділ продажів працював ефективніше, а не довше?

Спробуйте автоматизацію від IPTel — 14 днів безкоштовно.