Автоматичний обдзвін з агентами

Загальна інформація

Автообдзвін оператором — це автоматизована система, яка здійснює дзвінки на базу телефонних номерів та розподіляє їх між під'єднаними операторами. Вона використовується для сповіщення, збору даних або маркетингових кампаній. Така система може значно зекономити час та ресурси, підвищуючи ефективність комунікацій.

Налаштування кампанії обдзвону

Оберіть тип обдзвону

Для створення кампанії автообдзвону перейдіть на сторінку Автообдзвін — Швидкий старт та оберіть тип кампанії «Автообдзвін», після чого натисніть кнопку «Далі».

Створіть кампанію автообдзвону

У наступному вікні налаштування поділені на 2 блоки.

Створення кампанії:

• Назва  кампанії – обов'язкове поле (для заповнення використовуйте латинські літери та цифри без пробілів);
• Активна  – визначає, чи кампанія буде доступною для обдзвону одразу після створення.
• Час дзвінка – оберіть потрібну  Групу правил за часом  з-поміж стандартних чи створених у відповідному розділі налаштувань.
• Канал зв'язку  – визначає, який канал буде застосовуватись під час обдзвону.
• Системні маршрути – під час вибору цього параметра канал зв'язку буде обиратися залежно від певних правил (наприклад, оператор абонента, до якого здійснюється дзвінок). Для налаштування зверніться в службу підтримки CRM.
• Статуси автообдзвону –   ліди з цими статусами автоматично потраплятимуть в чергу автообдзвону (всі новостворені ліди автоматично потрапляють в чергу автообдзвону).
• Профілі AMD (опціонально) – ця опція впливає на стратегію визначення автовідповідачів.
• Чорні списки — оберіть, яким лідам система не буде телефонувати, навіть якщо їхні контакти наявні в базі для автообдзвону.

Налаштування кампанії:

• Агенти кампанії — визначає, які користувачі зможуть під’єднатися до кампанії автообдзвону.
• Записувати дзвінки — записані дзвінки можна прослухати, проаналізувати чи конвертувати в текст.
• Максимум спроб — максимальна кількість дзвінків на кожен контакт (якщо контакт не бере слухавку).
• Додзвонювання — скільки секунд триває додзвонювання до контакту.
• Інтервал — інтервал між спробами дзвінка в секунду.
• Коефіцієнт обдзвону — визначає кількість паралельних вихідних дзвінків. Коли коефіцієнт 1, це означає, що кількість вихідних дзвінків дорівнює кількості операторів, які під'єднані до кампанії. Збільшення коефіцієнта дає змогу зменшити час простою операторів (оскільки певна частина контактів не візьме слухавку). Водночас високий коефіцієнт може спричинити ситуацію, коли кількість контактів, які одночасно знаходяться в розмові, перевищує кількість агентів, що змусить контактів чекати.
• Стратегія дзвінків — впливає на розподіл дзвінків між операторами.

Доступні стратегії дзвінків

Визначає, на яких саме агентів буде направлятись дзвінок, коли контакт підніме слухавку.

• Випадково — дзвінки розподіляються між агентами у випадковому порядку.
• Останній, хто завершив дзвінок — дзвінок направляється на агента, який найдовший час не розмовляв із контактами.
• Мінімум дзвінків — дзвінок направляється на агента, який розмовляв із найменшою кількістю контактів із кампанії.
• Лінійна — дзвінки розподіляються почергово.

Після внесення необхідних даних натисніть кнопку "Далі" та перейдіть до наступного кроку.
 

Створення списку. Завантаження лідів

Для завантаження лідів в кампанію автообдзвону натисніть кнопку "Завантажити" та оберіть потрібний файл 

Після вибору файла потрібно співставити відповідне поле зі стовпцем з документа

Результат одразу можна  буде побачити в таблиці.
 

Враховуйте низку нюансів:

• Телефон — обов'язкове поле. Якщо дані в полі «Телефон» не відповідатимуть формату телефонного номера, такий лід не буде створений.
• За потреби стовпець можна очистити, натиснувши відповідну кнопку.
• Розмір файлу не має перевищувати 10 МБ або 50 000 рядків.

 
Натиснувши на кнопку "Зберегти", ви створите кампанію (цей процес може зайняти кілька хвилин, залежно від кількості завантажених лідів)

Моніторинг кампаній

Слідкувати за ходом кампанії та її результатами можна на сторінках редагування кампанії та онлайн-моніторингу.

Редагування кампанії

 
Редагування кампаній дає можливість змінювати та видаляти кампанії автообдзвону із залученням операторів, завантажувати нових лідів, оновлювати списки обдзвону та слідкувати за статусами лідів. Для управління кампаніями перейдіть на сторінку
Автообдзвін–Кампанії

Для редагування потрібної кампанії натисніть відповідну кнопку:

Налаштування

 
На цій вкладці можна змінювати налаштування кампанії.

Системні налаштування

Окрім звичайних налаштувань, які доступні на сторінці створення кампаній, на сторінці редагування кампаній автообдзвону операторам можна додати системні налаштування. Якщо обрати опцію «Автоматично закривати вікно встановлення статусу», вікно вибору статусу дзвінка, котре з'являється після завершення дзвінка, буде закрито автоматично через певний проміжок часу (якщо оператор раніше не оновить дані).

Тут ви можете вказати:

• Таймаут перед закриттям вікна вибору статусу дзвінка (у секундах).
• Статус відповіді, який за замовчуванням буде встановлюватися для такого ліда.

Списки

На вкладці «Списки» ви можете ознайомитися зі списками, пов'язаними із конкретною кампанією автообдзвону. Розподіл лідів на окремі списки дає змогу оперативно додавати конкретну групу лідів до автообдзвону та вилучати їх із неї. Під час створення нової кампанії завантажені ліди автоматично потрапляють у новий список. Керувати списками можна відповідній сторінці.

Окрім інформації про лідів та списки, на цій вкладці можна:

• Створити  новий список.

• Завантажити лідів  до певного списку.

• Оновити список – після цього ліди зі списку будуть завантажені до кампанії (якщо їхній статус підпадає під обрані для автообдзвону статуси).

• Видалити список.

Списки лідів та додаткове завантаження лідів

 
На вкладці "Ліди" можна дізнатись інформацію про лідів, доданих до конкретної кампанії автообдзвону.



Також тут міститься інформація про результати поточної кампанії:

• Дзвінок здійснено  – синя галочка вказує, що дзвінок до ліда в рамках цієї кампанії уже відбувся.
• Статус  – вибраний оператором або проставлений системою статус.
• Дата останнього дзвінка тощо. 

За потреби ви можете завантажити нових лідів, відфільтрувати чи завантажити таблицю в форматі xlsx, натиснувши на відповідні кнопки.

 

Завантаження ICS сутностей

Щоб завантажити ліди, контакти чи компанії з екосистеми CRM до кампанії автообдзвону, скористайтесь цією інструкцією.


Більше інформації про статус поточної кампанії ви знайдете на сторінці онлайн-моніторинг.
 

Запуск кампанії та підключення агентів

Кампанія автообдзвону автоматично розпочнеться, коли будуть виконані такі умови:

• в списку є ліди, статуси  яких вибрані для автообдзвону;
• поточний час відповідає вибраному  правилу за часом;
• кампанія активна  (після створення кампанія активна за замовчуванням).

• до кампанії під'єдналося не менше одного агента (процеси підключення та роботи агентів з кампанією автообдзвону описані у відповідній статті).

Для нас важливо, щоб продукти IPTel були простими та зрозумілими і з перших днів використання ви відчули всі їхні переваги. Якщо під час налаштування у вас виникли складнощі або запитання, звертайтеся до техпідтримки IPTel, і ми залюбки вам допоможемо!