Робота із CRM-об’єктами

1. Загальна інформація про CRM-об’єкти

CRM-система IPTel створена для зручного управління всіма бізнес-процесами, пов’язаними з клієнтами. У цій статті покроково розберемо, як працювати з основними об’єктами в системі: дзвінки, коментарі, email, документи, завдання, угоди, пропозиції, контакти, товари за підпискою та замовлені товари.

1. Загальна інформація про CRM-об’єкти

CRM-об’єкти в IPTel — це окремі модулі, що дозволяють зберігати, відстежувати та обробляти різні типи даних. Хоча технічно вони є сутностями, ми використовуємо термін «об’єкти» для зручності.

Основні CRM-об’єкти:

• Ліди — потенційні клієнти, які можуть стати вашими покупцями.

• Контакти — інформація про фізичних осіб, з якими ведеться комунікація.

• Угоди — записи про активні чи завершені продажі.

• Компанії — юридичні особи або організації, з якими співпрацює ваш бізнес.

Доступ до об’єктів

Доступ до CRM-об’єктів регулюється налаштуваннями прав доступу, що дає змогу гнучко керувати, хто і які дані може переглядати або редагувати.

Інструменти всередині об’єктів

У кожному з цих об’єктів доступні інструменти для ефективного управління взаємодією з клієнтами:

• Дзвінки — для запису історії телефонних розмов.

• Коментарі — для фіксації важливих нотаток.

• Email — відправлення та отримання електронних листів прямо з CRM.

• Документи — збереження контрактів, рахунків, звітів.

• Завдання — постановка та контроль виконання завдань.

• Угоди — відображення пов’язаних угод.

• Чати — для швидкої комунікації з колегами чи клієнтами.

• Події — планування зустрічей і важливих заходів.

• Тікети — для управління запитами та зверненнями клієнтів.

Додаткові можливості:

• Пропозиції — доступні для об’єкта «Лід», щоб швидко формувати комерційні пропозиції.

• Товари за підпискою — доступні для контактів і компаній для зручного обліку послуг чи продуктів, які надаються регулярно.

• Пов’язані контакти — для компаній можна створювати зв’язки з усіма відповідними контактами.

Кольорові маркери

Для зручності та швидкої навігації IPTel CRM підтримує функцію кастомного забарвлення елементів у таблиці (працює для об’єктів типу “лід”):

• Фази угод можна підсвітити різними кольорами для візуальної ідентифікації (наприклад, «Затверджено» — зеленим, «На розгляді» — жовтим).

• Оформлюйте стрічки угод залежно від фаз чи обраних критеріїв.

• Обирайте пастельні кольори для зниження навантаження на очі та підвищення зручності користування.

Як активувати кольорову кастомізацію?
Перейдіть до налаштувань канбану й оберіть пункт «Кольорове оформлення фаз». Установіть кольори для кожної стадії.

Ця структура дозволяє ефективно керувати всіма аспектами роботи з клієнтами та партнерами, забезпечуючи прозорість і контроль над кожним етапом взаємодії.

2. Дзвінки

Відображення дзвінків

Усі вхідні та вихідні дзвінки автоматично прив’язуються до об’єктів (наприклад, лідів) через номер телефону.

Дзвінки можна прослухати, завантажити або розшифрувати в текст за допомогою штучного інтелекту.

Розшифровані розмови дають змогу шукати за ключовими словами, аналізувати використання стоп-слів тощо.

Додаткові можливості:

Автообдзвін: дзвінки зі статусами автоматично оновлюються в CRM.

Статус дзвінка: дає змогу відстежувати результат (успішний, пропущений, у процесі тощо).

3. Коментарі

Додавання коментарів:

Коментарі можна залишати до будь-якого об'єкта (ліда, угоди, контакту). Вони доступні всім користувачам, які мають доступ до відповідного об’єкта.

Особливості коментарів:

Усі коментарі видимі в стрічці активностей об’єктів. Доступ до редагування залежить від прав користувача.

4. Email

Інтеграція поштових скриньок:

Листи автоматично потрапляють у CRM як частина ланцюжка листування. Система підтримує інтеграцію з популярними поштовими сервісами, такими як Gmail.

Надсилання листів:

Листи можна створювати та надсилати безпосередньо із CRM. До листів можна прикріплювати документи.

Детальніше про роботу з надсиланням листів можна дізнатися тут.

5. Документи

Завантаження та використання:

Документи додаються до об’єктів і можуть бути надіслані клієнту. Система підтримує роботу з шаблонами документів у форматах .docx і .pdf.

Автоматизація:

За допомогою шаблонів автоматично генеруються рахунки, договори тощо. Документи можна інтегрувати з іншими системами, наприклад, через платформу «Вчасно».

6. Завдання

Завдання в IPTel — це ваша особиста органайзер-CRM. Ви можете створювати завдання, прив’язані до лідів, угод чи контактів, щоб не забути важливі дії. Але є нюанс: щоб створити завдання, потрібно обрати відповідну воронку. Без цього завдання не буде збережено.

Усі завдання автоматично відображаються в стрічці активностей об’єктів, із якої вони створені. Ви легко можете відслідковувати статуси: у роботі, завершено тощо.

Завдання можуть бути прив’язані до лідів, угод або інших об’єктів. Це допомагає менеджерам організувати робочий процес і не пропустити важливі дії.

7. Угоди та пропозиції

Угоди:

Відображаються всі етапи продажу: від створення до завершення.

Угоди мають прив’язані контакти, документи, дзвінки та завдання.

Пропозиції:

Пропозиції — це комерційні документи, які можна створювати для потенційних клієнтів (лідів) на основі шаблонів і надсилати безпосередньо через CRM.

Ключові особливості:

• Доступні лише для лідів. Пропозиції можна створювати виключно для лідів, що дозволяє ефективно працювати з потенційними клієнтами на етапі залучення.

• Не враховуються в обліку угод у звітах. Оскільки пропозиції призначені для попереднього етапу взаємодії, вони не впливають на загальну статистику угод у CRM-звітах.

• Можливість надсилати кілька пропозицій для одного ліда. Це дає змогу запропонувати клієнту різні варіанти співпраці чи пакетів послуг, що підвищує шанси на успішне закриття угоди.

Конвертація пропозиції в угоду:

Коли лід обирає одну з надісланих пропозицій, її можна конвертувати в угоду. Після цього угода буде автоматично додана до CRM і враховуватиметься у звітах, що дозволяє відстежувати її статус, етапи виконання та результати.

Цей підхід забезпечує гнучкість у роботі з потенційними клієнтами та дозволяє ефективно керувати процесом продажів на всіх етапах.
 

8. Контакти

У CRM-системі IPTel контакти — це не просто список телефонів чи email-адрес. Це зручний інструмент для зберігання та управління всією важливою інформацією про ваших клієнтів.

Що можна зберігати в контактах?

CRM дає змогу зберігати такі деталі про клієнтів:

• Ім’я — для персоналізованої комунікації.

• Телефон та email — для швидкого зв’язку.

• Історію взаємодій — дзвінки, листування, завдання, угоди та інші активності, щоб завжди бути в курсі останніх подій.

Особливості роботи з контактами

• Зв’язок із компаніями:
  Контакти доступні лише для компаній. Це означає, що ви бачите лише ті контакти, які мають в полі "Компанія" обрану саме ту компанію, на картці якої ви зараз працюєте. Це забезпечує порядок у базі даних і дозволяє фокусуватися на релевантній інформації для конкретної компанії.

• Інтеграція з угодами, завданнями та дзвінками:
  Контакти можуть бути пов’язані з різними бізнес-процесами: від угод до дзвінків і завдань. Це дає змогу швидко отримувати повний контекст взаємодії з клієнтом.

• Групування для персоналізованої роботи:
  Ви можете створювати групи контактів для таргетованих кампаній або аналітики, що робить вашу роботу ефективнішою.

9. Товари за підпискою

Товари за підпискою:

Відображають активні підписки клієнта та за потреби їх можна конвертувати в угоду. 

Товари за підпискою доступні для контактів та компаній. 

Чати

Додаткові можливості

Крім основного функціоналу, IPTel також пропонує:

• Робота з воронками: кожна воронка складається з кількох фаз, які дають змогу краще організувати роботу з лідами та угодами.
• Історія активностей: усі дії з об’єктом (зміни статусу, коментарі, дзвінки, листи) зберігаються в історії.
• Дублікати: система автоматично виявляє повторювані записи (ліди, контакти, компанії) й пропонує об’єднати їх.
• Події: цей блоквідображає всі основні дії, що відбуваються з конкретною сутністю (лідом, угодою, контактом тощо). Ви можете бачити:

Доступ і права до даних у CRM

Усі дії з об’єктами обмежуються правами доступу, які встановлює адміністратор:

• Глобальний доступ (для всіх користувачів).
• Персональний доступ (лише для відповідальних менеджерів).

Чекліст для роботи з об’єктами

• Дзвінки: прослухати, розшифрувати, змінити статус.
• Коментарі: додати або переглянути у стрічці активностей.
• Email: надіслати листа з прикріпленим документом.
• Документи: завантажити або створити за шаблоном.
• Завдання: створити та змінити статус.
• Угоди: відслідковувати етапи продажу.
• Пропозиції: сформувати та надіслати.
• Контакти: зберегти та сегментувати.
• Товари: контролювати підписки та замовлення.
• Події: слідкувати за змінами у картці. 
• Тікети: переглядати історію комунікації. 

CRM IPTel забезпечує зручність і швидкість управління всіма об’єктами, що сприяє оптимізації бізнес-процесів та підвищенню ефективності роботи. Якщо під час роботи з ПЗ у вас виникли запитання чи потреба в доопрацюваннях — повідомте про це техпідтримку, і ми охоче допоможемо!