Дата створення 2024-02-21
Дата останньої зміни 2025-02-27
Імпорт CRM-об'єктів дає користувачам змогу масово завантажувати інформацію про клієнтів, контакти та компанії, забезпечуючи швидке й точне оновлення бази даних. Завдяки імпорту CRM-об'єктів користувачі ICS можуть ефективно управляти інформацією, підвищуючи продуктивність і спрощуючи роботу з клієнтами. Імпортувати можна такі CRM-об'єкти:
Які формати файлів підтримуються
Дані можна імпортувати з файлів у таких форматах:
Excel;
CSV.
Алгоритм імпорту файлів
Перейдіть на сторінку:
Налаштування → CRM → Імпортувати з CSV чи Excel.
Оберіть тип об'єкта, який слід імпортувати, натисніть «Завантажити файл» та оберіть потрібний документ у форматі Excel чи CSV.
Зіставлення полів
Оберіть відповідність між полями в початковому файлі та полями об'єкта.
Якщо перший рядок у файлі — це заголовки колонок, його можна вилучити, натиснувши відповідну кнопку.
Дані можна вносити як в основні поля, так і в додаткові форми.
Додатково можна вказати:
воронку;
статус;
відповідального (за замовчуванням обирається користувач, який імпортує об'єкти).
Формат дат
Якщо потрібно перенести дані в поля «Дата створення» чи «Дата модифікації», слід обрати відповідний формат комірок. За замовчуванням у ці поля підставляється поточна дата.
Щоб уникнути дублювання даних під час імпорту, в IPTel CRM доступні чотири стратегії для обробки дублікатів. Система перевіряє збіги за основними полями, такими як номер телефону, email, ІПН або інші унікальні ідентифікатори.
Не імпортувати дублікати
Якщо система виявляє дубльований запис (наприклад, номер телефону вже є в базі), він не буде імпортований. Це дозволяє уникнути повторення однакових записів.
Оновити існуючі записи
У разі виявлення дубліката система оновлює дані в існуючому записі, використовуючи нову інформацію з файлу імпорту. Це корисно для актуалізації даних без створення нових записів.
Створити новий запис, навіть якщо є дублікати
Усі записи з файлу імпорту будуть додані до CRM, навіть якщо деякі з них дублюються з наявними даними. Це може бути корисно, якщо потрібне збереження історії змін або дані стосуються різних контекстів.
Об'єднати записи
Ця стратегія дозволяє об'єднати дані дубліката в один запис. Наприклад, якщо для одного клієнта існує кілька записів із різною інформацією, система об’єднає їх в один, зберігаючи всі унікальні дані.
Примітка: Метод пошуку дублікатів застосовується для всіх типів об'єктів: контактів, лідів і компаній.
Під час імпорту даних із полями типу "Select" (випадаючі списки), можуть виникати ситуації, коли значення у файлі не збігаються з уже існуючими в системі. IPTel CRM пропонує три стратегії для обробки таких полів.
Знайти найбільш схоже значення
Система автоматично підбере найбільш схоже значення зі списку вже існуючих у CRM. Це корисно, коли є незначні розбіжності в написанні (наприклад, "Клієнт" і "Клієнти").
Не імпортувати значення
Якщо значення не знайдено у CRM, воно не буде імпортоване. Це дозволяє уникнути додавання некоректної або небажаної інформації до системи. Варто врахувати, що такі об’єкти, як лід, контакт чи компанія не будуть імпортовані.
Створити нове значення
У разі відсутності потрібного значення в системі CRM автоматично створить нове. Це зручно для додавання нових категорій або статусів без необхідності попередньої ручної настройки.
Порада: Перед імпортом рекомендується перевірити поля типу "Select", щоб уникнути помилок і дублювання значень.
У такому випадку можливі три варіанти дій:
Взагалі не імпортувати ліда.
Залишити поле порожнім.
Встановити значення за замовчуванням.
Якщо в таблиці є дані, але такого значення немає в CRM, можна обрати один із варіантів:
Створити нове значення – система додасть його в CRM.
Знайти найбільш схоже значення – система спробує знайти аналогічний варіант.
Не імпортувати цього ліда – даний контакт не буде завантажено в систему.
Встановити значення за замовчуванням – якщо є попередньо налаштоване значення, воно буде застосоване.
Це дозволяє налаштувати імпорт так, щоб він відповідав вашим потребам та уникнути дублювання або помилок у даних.
Додаткова інформація
Під час імпорту лідів у CRM IPTel доступна додаткова опція — «Стратегія імпорту фаз». Це важливо, оскільки фази відображають етапи роботи з лідами, і їх потрібно правильно налаштувати для ефективного управління воронкою продажів.
Якщо у файлі імпорту є нові назви фаз, система автоматично створить їх у воронці продажів.
Корисно для імпорту з нових джерел, де структура воронки відрізняється.
Дані про фазу будуть зіставлені з уже існуючими фазами в CRM.
Якщо знайдено відповідну фазу, лід буде імпортований саме в неї.
При імпорті можуть виникнути дві ситуації:
Поле фази у файлі імпорту порожнє.
Поле фази у файлі імпорту заповнене.
Для кожного з варіантів можна обрати одну з дій:
Встановити значення за замовчуванням: під час імпорту можна визначити фазу за замовчуванням для порожніх і заповнених полів.
Не завантажувати ліда: якщо фаза не визначена, лід не буде імпортований.
Знайти фазу зі схожою назвою: система може спробувати знайти найближчу за значенням фазу та прив’язати лід до неї.
Створити нову фазу: якщо відповідної фази немає, система автоматично створить її.
Таке налаштування допоможе гнучко адаптувати процес імпорту під потреби компанії та уникнути втрати даних.
Примітка: Для коректної роботи стратегії імпорту фаз важливо, щоб назви фаз у файлі збігалися з назвами фаз у CRM або були готові до створення нових.
Після зіставлення полів можна переглянути список CRM-об'єктів, які будуть імпортовані. За потреби певний лід, контакт чи компанію можна видалити зі списку.
Під час імпорту контактів можна обрати поле «Компанія». Якщо компанія з такою назвою вже існує в CRM-системі, після імпорту вона буде прив'язана до контакта. Якщо компанії немає, поле залишиться порожнім.
Рекомендація: імпортуйте спочатку компанії, а вже потім контакти — це пришвидшить процес перенесення даних.
Не можете імпортувати дані або виникли складнощі?
Зверніться до нашої техпідтримки — ми завжди раді допомогти!
