Загальна інформація

Роботообдзвін — це автоматизована система, яка здійснює дзвінки на базу телефонних номерів без участі оператора. Вона використовується для сповіщення, збору даних або маркетингових кампаній. За допомогою роботообдзвону можна зменшити навантаження на операторів, підвищити продуктивність праці та знизити витрати на контакт-центр.

Також система підтримує функцію чорних списків для автообдзвону (і операторами, і роботом). Якщо номер є в чорному списку, то такий лід не потрапить в обдзвін, а під час імпорту не завантажиться.

Налаштування кампанії робоодзвону

Оберіть тип обдзвону

Для створення кампанії автообдзвону перейдіть на сторінку Автообдзвін–Швидкий старт та оберіть тип кампанії "Робообдзвін", після чого натисніть кнопку "Далі".

 

Створення кампанії

У наступному вікні налаштування поділені на 3 блоки.

Створення кампанії:

• Назва  кампанії – обов"язкове поле (для заповнення використовуйте латинські літери та цифри без пробілів);

• Час дзвінка – оберіть потрібну  групу правил за часом  з-поміж стандартних чи створених у відповідному розділі налаштувань.

• Канал зв"язку  – визначає, який канал буде застосовуватись під час обдзвону.

• Системні маршрути – при виборі цього параметру канал зв"язку буде обиратись, залежно від певних правил  (наприклад, оператор абонента, до якого здійснюється дзвінок). Для налаштування зверніться у службу підтримки ICS.

• Статуси автообдзвону –   ліди з цими статусами автоматично потраплятимуть в чергу автообдзвону (всі новостворені ліди автоматично потрапляють в чергу автообдзвону).
• Чорні списки — зазначити, чи є перелік контактів, які необхідно виключити з робоодзвону. 
   

 

Налаштування кампанії:

• Кількість роботів (обов'язковий параметр) — визначає кількість одночасних дзвінків або ліній.
• Максимум спроб — максимальна кількість дзвінків на кожен контакт (якщо контакт не бере слухавку).
• Додзвонювання — скільки секунд триває додзвонювання до контакта.
• Інтервал — інтервал між спробами дзвінка в секунду.
• Коефіцієнт обдзвону — у роботообдзвоні чи IVR-обдзвоні цей показник становить 1.

Привітання

Привітання - це аудіофайл чи згенерований ТТS, котрий почне відтворюватися під час роботообдзвону, одразу після того, як лід візьме слухавку. 

Привітання — це обов'язковий параметр для створення кампанії роботообдзвону чи IVR-обдзвону. Щоб додати привітання, скористайтесь одним із таких варіантів:

• Оберіть файл — один із завантажених раніше аудіофайлів. Прослухати обраний аудіофайл можна нижче.

Завантажте новий аудіофайл — це можна зробити безпосередньо під час створення кампанії роботообдзвону.

• Оберіть один з наявних ТТS (за потреби ТТS можна редагувати безпосередньо в кампанії).

• Створіть  новий ТТS.

 

Статус відповіді

Статус відповіді – це статус, який буде присвоєно ліду одразу після того, як він візьме слухавку. За замовчуванням використовується системний статус «ПРИЙНЯТИЙ», однак можна обрати будь-який інший системний чи кастомний статус.

 

Використовувати IVR

Кампанію роботообдзвону можна перетворити в IVR-кампанію, натиснувши відповідну кнопку (це можна зробити як під час створення, так і під час редагування кампаній).



Після заповнення всіх необхідних полів натисніть кнопку "Далі" та перейдіть до завантаження лідів у кампанію.

Створення списку. Завантаження лідів

Для завантаження лідів у кампанію автообдзвону натисніть кнопку «Завантажити» та оберіть потрібний файл. 

Після вибору файла потрібно співставити відповідне поле зі стовпцем з документа

Результат одразу можна  буде побачити в таблиці.

Враховуйте ряд нюансів:

• Телефон — обов'язкове поле. Якщо дані в полі «Телефон» не відповідатимуть формату телефонного номера, такий лід не буде створений.
• За потреби стовпець можна очистити, натиснувши відповідну кнопку.
• Розмір файлу не має перевищувати 10 МБ або 50 000 рядків.

 
Натиснувши на кнопку "Зберегти", ви створите кампанію (цей процес може зайняти кілька хвилин, залежно від кількості завантажених лідів)

Моніторинг кампаній

Слідкувати за ходом кампанії та її результатами можна на сторінках редагування кампанії та онлайн-моніторингу.

Редагування кампанії

 
Редагування кампаній дає можливість змінювати та видаляти кампанії робообдзвону, завантажувати нових лідів, оновлювати списки обдзвону та слідкувати за статусами лідів. Для управління кампаніями перейдіть на сторінку:
Автообдзвін–Кампанії

Для редагування потрібної кампанії натисніть відповідну кнопку:

Налаштування

 
На цій вкладці можна змінювати налаштування кампанії роботообдзвону.

За потреби в будь-який момент кампанію роботообдзвону можна перетворити в кампанію IVR-обдзвону (із залученням операторів чи без).

Списки

На вкладці «Списки» ви можете ознайомитися зі списками, пов'язаними з конкретною кампанією роботообдзвону. Розподіл лідів на окремі списки дає змогу оперативно додавати конкретну групу лідів до роботообдзвону та вилучати їх із неї. Під час створення нової кампанії завантажені ліди автоматично потрапляють у новий список. Керувати списками можна на відповідній сторінці.

Окрім інформації про лідів та списки, на цій вкладці можна:

• Створити  новий список.

• Завантажити лідів  до певного списку.

В системі працює стратегія імпорту, що дозволяє ефективно працювати з дублікатами. Завдяки цій функції під час імпорту ви можете налаштувати, як обробляти дублікати: оновлювати наявні дані, пропускати дублікати або створювати нові записи. Ця можливість доступна для всіх видів кампаній, зокрема автообдзвонів, маркетингових розсилок і ручного імпорту баз.

• 

• Оновити список – після цього ліди зі списку будуть підвантажені до кампанії (якщо їхній статус підпадає під обрані для автообдзвону статуси).

• Видалити список.

 

Перегляд статусів лідів. Завантаження нових лідів

На вкладці «Ліди» можна дізнатись інформацію про лідів, доданих до конкретної кампанії роботообдзвону.

Додаткові можливості:

Перехід на картку діалерного ліда
Тепер у вас є можливість перейти на картку діалерного ліда для детальнішого перегляду чи редагування даних. На картці доступні наступні функції:

• Редагування інформації про ліда.
• Здійснення дзвінка безпосередньо з картки.
• Додавання номера ліда в чорний список для виключення його з майбутніх кампаній автообдзвону.

Галочка "Пов’язаний із CRM"

Якщо діалерний лід пов'язаний із CRM-сутністю, на картці ліда відображатиметься спеціальна галочка, яка підтверджує цей зв’язок. Також буде доступне активне посилання, що дозволяє швидко перейти до пов’язаної сутності в CRM для перегляду додаткової інформації або внесення змін.

Також тут міститься інформація про результати поточної кампанії:

• Дзвінок здійснено — синя галочка вказує, що дзвінок до ліда в межах цієї кампанії вже відбувся.
• Статус — обраний оператором або проставлений системою статус.
• Дата останнього дзвінка тощо.

За потреби ви можете завантажити нових лідів, відфільтрувати чи завантажити таблицю у форматі xlsx, натиснувши на відповідні кнопки.

Завантаження CRM сутностей

Щоб завантажити ліди, контакти чи компанії з екосистеми CRM до кампанії автообдзвону, скористайтеся цією інструкцією.
Більше інформації про статус поточної кампанії ви знайдете на сторінці «Онлайн-моніторинг».

 

 

Запуск кампанії

Кампанія роботообдзвону запускається автоматично, коли виконуються такі правила:

• у списку є ліди, статуси яких обрані для автообдзвону;
• поточний час відповідає обраному правилу за часом;
• кампанія активна (після створення кампанія активна за замовчуванням).

Для нас важливо, щоб продукти IPTel були простими та зрозумілими і з перших днів використання ви відчули всі їхні переваги. Якщо під час налаштування у вас виникли складнощі або запитання, звертайтеся до техпідтримки IPTel, і ми залюбки вам допоможемо!