Шаблони документів

Дата створення 2025-02-27

Дата останньої зміни 2025-02-27

1. Робота з шаблонами

Шаблони документів в IPTel — це зручний спосіб автоматизації створення типових документів, які підлаштовуються під потреби бізнесу. Розглянемо, як налаштувати й використовувати цю функцію.

Щоб перейти до налаштувань шаблонів документів:

  1. У головному меню оберіть «Налаштування» → «CRM» → «Шаблони документів».
  2. Тут можна завантажувати нові шаблони або редагувати наявні.


 

2. Підтримувані формати

IPTel підтримує завантаження шаблонів у форматах:

  • .docx (Word)
  • .pdf (PDF)

3. Створення шаблону

  1. Завантаження файлу: натисніть «Додати шаблон» і завантажте файл із комп'ютера.

  2. Призначення об’єктів: вкажіть, для яких CRM-об’єктів буде використовуватися цей документ (наприклад, ліди, угоди чи контакти).

 

  1. Використання змінних: у шаблоні замість статичних значень використовуйте спеціальні змінні, наприклад, {{ics_lead-first-name}} чи {{ics_contact-email}}. Вони будуть автоматично заповнюватися даними із CRM під час генерації документа.

    • Основні змінні вже доступні в системі.

    • Додаткові змінні можна створити самостійно, або звернутися до техпідтримки.

 

Шаблони документів можна:

  • переглянути попередньо;

  • завантажити на комп’ютер;

  • редагувати;

  • видалити.

 

4. Динамічність шаблонів

Шаблони підтримують динамічні змінні:

  • Дата документа: автоматично підставляє поточну дату відповідно до обраної мови.

Нумератор документів: присвоює унікальний номер, який збільшується з кожним новим документом (наприклад, рахунок №001, №002 тощо).

5. Мови шаблонів

Під час створення шаблону вкажіть мову. Це впливає на форматування:

  • Валюта (грн, копійки тощо).
  • Формат дати.

6. Інтеграція з іншими системами

IPTel підтримує інтеграцію з платформою «Вчасно» для електронного документообігу:

  • Ви можете завантажити готовий документ у «Вчасно», змінити його статус і надіслати контрагенту.

7. Автоматизація процесів

Автоматизація процесів — це налаштування системи так, щоб вона самостійно виконувала певні дії без постійної участі людини. Це дозволяє бізнесу працювати ефективніше, знижувати витрати на обробку завдань і прискорювати виконання стандартних операцій. Наприклад, автоматизація допомагає автоматично створювати регулярні документи, як-от рахунки або акти виконаних робіт. 

 


 

8. Використання шаблонів у роботі

  1. У модулі CRM оберіть об’єкт (наприклад, лід або угоду).
  2. Оберіть потрібний шаблон документа.
  3. IPTel автоматично згенерує документ, підставляючи змінні.
  4. Документ можна:
    • завантажити на свій пристрій;
    • надіслати клієнту через email;
    • завантажити у «Вчасно» для подальшої роботи.

 

9. Права доступу

Тільки адміністратор або користувач із відповідними правами доступу може створювати, редагувати й видаляти шаблони.

Приклад

Якщо створити шаблон рахунка, де вказані змінні {{ics_document-date}}, {{ics_lead-company-name}}:

  • IPTel підставить дані із CRM, наприклад:
    • Дата: 16.01.2025.
    • Назва компанії: ТОВ «Приклад».

Документ буде мати професійний вигляд і відповідатиме вашим стандартам.

Чекліст щодо роботи з шаблонами:

  • Завантажити файл шаблону у форматі .docx або .pdf.
  • Вказати, для яких об’єктів у CRM використовується шаблон.
  • Перевірити змінні (основні та додаткові).
  • Обрати мову документа.
  • Протестувати генерацію документа для перевірки коректності.

Це дає змогу значно заощадити час і стандартизувати документообіг компанії. Якщо виникнуть запитання, звертайтеся до технічної підтримки IPTel!

Навігація