CRM-документи

Що таке документи в CRM IPTel?

Документи в CRM IPTel — це статичні файли, створені для зберігання важливої інформації, що стосується клієнтських угод, рахунків чи інших бізнес-процесів. Це можуть бути контракти, рахунки-фактури, акти виконаних робіт тощо. Їх можна завантажувати, зберігати в системі, надсилати клієнтам або експортувати для подальшого використання.

Можливості роботи з документами:

• зберігання документів, пов’язаних із клієнтами та угодами;
• завантаження файлів з локального комп’ютера;
• експорт документів у форматах PDF або DOCX для друку;
• надсилання документів клієнтам через email або месенджери.

Як працювати з документами?

Документи в CRM IPTel — це статичні файли, створені для зберігання важливої інформації, що стосується клієнтських угод, рахунків чи інших бізнес-процесів. Це можуть бути контракти, рахунки-фактури, акти виконаних робіт тощо. Їх можна завантажувати, зберігати в системі, надсилати клієнтам або експортувати для подальшого використання.

Можливості роботи з документами:

• зберігання документів, пов’язаних із клієнтами та угодами;

• завантаження файлів з локального комп’ютера;

• експорт документів у форматах PDF або DOCX для друку;

• надсилання документів клієнтам через email або месенджери.

Як працювати з документами?

Крок 1: Створіть документ

1. Перейдіть до потрібного об’єкта (ліди, компанії або угоди).

2. Відкрийте вкладку «Документи» у картці об’єкта.

3. Натисніть «+ Додати документ» та оберіть відповідний шаблон.

Крок 2: Надішліть документ

1. Перейдіть у картку об’єкта (лід, контакт чи компанія), якому хочете відправити документ. 

2. Натисніть кнопку «Надіслати».

3. Оберіть спосіб надсилання:

   • email;

   • месенджер (Telegram, Viber тощо).

4. Додайте супровідне повідомлення (опціонально).

5. Натисніть «Надіслати».

Крок 3: Завантажте чи збережіть документ

• Якщо потрібен локальний файл, скористайтеся функцією «Експорт у PDF/DOCX».

• Завантажений документ зберігається у форматі для друку.

Шаблони документів

Шаблони документів — це інструмент для автоматизації створення документів. Вони дозволяють формувати динамічні документи зі змінними, що автоматично підставляються із CRM-системи. Це особливо корисно для регулярних документів, наприклад, рахунків або стандартних договорів.

Як створити шаблон документа?

1. У меню налаштувань знайдіть розділ «Шаблони документів».
2. Натисніть кнопку «+ Додати шаблон».
3. Заповніть такі поля:

1. Додайте у word-документі змінні, які будуть підставлятися під час створення документа:

1. Вкажіть текст документа та застосуйте потрібні елементи форматування (жирний текст, заголовки).
2. Збережіть шаблон.

Примітка: змінні беруться з об’єкта, для якого генерується документ (ліди, угоди, компанії тощо).

Докладніше про роботу з шаблонами документів читайте тут.

Ключові відмінності між документами та шаблонами

Додаткові функції

Прикріплення додаткових файлів

Ви можете завантажити файл із комп’ютера для надсилання разом із основним документом.

Файли без обмежень формату можна прикріпити до об’єкта як додаток.

Підтримка змінних

Для швидкого підставлення даних використовуйте змінні (наприклад, «Ім’я клієнта», «Дата угоди»).

У шаблоні система автоматично замінить ці змінні на реальні значення.

Поширені запитання

Чи можна завантажувати документи будь-якого формату?

Система підтримує формати файлів word+pdf для завантаження та прикріплення.

Чи можна автоматично генерувати рахунки?

Так, через інтеграцію товарів за підпискою та модулів автоматизації можна генерувати рахунки щомісяця.