Этот веб-сайт хранит файлы cookie на вашем компьютере. Эти файлы cookie используются для улучшения работы веб-сайта и предоставления вам более персонализированных услуг как на этом веб-сайте, так и с помощью других средств.
Чтобы узнать больше о файлах cookie, которые мы используем, см. наш Политика конфиденциальности.

Мы не будем отслеживать вашу информацию, когда вы посещаете наш сайт. Но чтобы соответствовать вашим предпочтениям, нам придется использовать всего один крошечный файл cookie, чтобы вам больше не приходилось делать этот выбор.

Как найти подход к конфликтным клиентам? Полезные советы для бесконфликтной коммуникации

Как найти подход к конфликтным клиентам? Полезные советы для бесконфликтной коммуникации

Клиенты всегда являются высшей ценностью компании, если, конечно, вы хотите быть успешными в своём деле. Общение с ними должно основываться на сотрудничестве, доброжелательном отношении и поиске компромиссов между потребностями клиента и возможностями компании, которые можно использовать для их удовлетворения.

К сожалению, на 100% воплотить подобное общение можно только в идеальном мире, а в реальности каждый день мы сталкиваемся с конфликтными ситуациями, в том числе — во время взаимодействия между сотрудниками вашей компании и клиентами. Эти конфликты весьма разнообразны, но их решение — это важно и это возможно, ведь из самой сложной ситуации вы можете выйти победителем, то есть, помочь клиенту, снизить градус напряжённости и сохранить своё лицо.

А знаете ли вы, что практически треть конфликтных клиентов могут сохранить и восстановить лояльность по отношению к вашей компании и стать постоянными, если вы используете логичные и эффективные действия на этапе возникновения конфликтной ситуации? Мы предлагаем вам разобраться, что же такое механизмы работы с проблемными ситуациями, какие способы выбрать, чтобы успокоить клиента и предоставить ему эффективную помощь.

 

<h2>Конфликтные клиенты: почему они попадают на орбиту вашей компании?</h2>

Конфликтные клиенты: почему они попадают на орбиту вашей компании?

Ну, прежде всего, что такое конфликт? Если говорить максимально просто, это отсутствие согласия по поводу какой-либо ситуации или какого-либо вопроса. Конфликты бывают внутренними (когда вы спорите внутри себя по поводу какого-то решения) и внешними, когда согласия не получается достичь между членами общества, а в нашем случае — между бизнесом и клиентами.

С конфликтами рано или поздно сталкиваются все, но не все могут достойно выйти из проблемной ситуации — так, чтобы сохранить репутацию, удержать клиента и переменить его точку зрения по поводу вашей работы с негатива на нейтральную, а лучше всего — на позитивную. Основу такой стратегии составляет правильный подход к общению и взаимодействию. Но где берутся те самые недовольные клиенты? Существует немало причин для такого поведения:

  • Реально существующие проблемы и недостатки в клиентском обслуживании, например, когда с клиентом общались невежливо, не помогли консультацией или проигнорировали клиентский запрос или звонок.
  • Недостатки продукта или услуги, полученных или тех, что хочет получить, клиент. Они могут быть и реальными, и мнимыми, ведь не всегда ожидания клиентов на 100% совпадают с реальными характеристиками.
  • Субъективные причины: вы вроде как придерживаетесь всех правил клиентского обслуживания, продукт — качественный, подходит клиенту, но всё ещё остаётся недовольным и запускает конфликтную ситуацию просто на основе субъективных ощущений и оценок.

И, в конце концов, проблемные клиенты могут встретиться на пути любого бизнеса, и поэтому их обязательно нужно вовремя определить и подобрать «волшебный ключ» для решения конфликта на взаимовыгодных условиях.

<h2>Признаки конфликтной коммуникации с клиентом: как быстро распознать проблему?</h2>

Признаки конфликтной коммуникации с клиентом: как быстро распознать проблему?

Когда деятельность компании связана с ежедневным взаимодействием с сотнями, а то и тысячами клиентов, проконтролировать возникновение проблем во время разговоров с клиентом бывает непросто. Но есть и определённые признаки того, что конфликтная ситуация имеет место быть:

  • Возрастает количество обращений от клиентов, прежде всего — от одних и тех же.
  • При прослушивании разговоров с клиентами или в речевой аналитике вы можете зафиксировать случаи разговоров на повышенных тонах и с недовольными интонациями со стороны клиентов.
  • Эффективность сотрудников, которые сталкиваются с проблематичной ситуацией, падает, поскольку нередко конфликты изнуряют сотрудников.

В то же время не стоит всегда искать виновных среди вашего персонала, иногда причина конфликтных ситуаций кроется в личности самого клиента.

<h3>Типы конфликтных клиентов</h3>

Типы конфликтных клиентов

Среди клиентов тоже существуют разные типы, которые могут включиться в конфликт или создать его. Разберём основные типы таких клиентов:

  • Громкоголосый критикан - такой клиент не слушает аргументы с вашей стороны, повышает голос, даже если проблема яйца выеденного не стоит, может обижать и оскорблять сотрудников и обижаться без повода сам. Следует понимать, что такие личности хотят просто выразить своё недовольство и привлечь максимум внимания к своей персона, а не, решить проблему.
  • Спокойно-недовольный клиент. Такой тип выражает недовольство, как правило, интонацией и манерой вести разговор. Он демонстрирует недоверие, показывает, что в его клиентском опыте что-то идёт не так, хотя сам разговор может идти спокойно и без повышения голоса.
  • Сверхэмоционный клиент выбрасывает целую бурю эмоций, которые могут возрастать вплоть до плача, истерики или угроз. Нужно понимать, что он требует не только и не столько информационной поддержки и активных действий с вашей стороны, но и понимания и эмоциональной поддержки.
  • Саркастический клиент: он уже имеет отрицательный (по его мнению) опыт взаимодействия с вашей компанией, и поэтому настроен он скептически. Он может приводить множество контраргументов, даже если вы пытаетесь успокоить его и найти действенный выход из конфликтной ситуации.
  • Претенциозный клиент — в отличие от спокойно-недовольных или саркастических, такие клиенты приходят с чёткими претензиями, так что догадываться, что именно их беспокоит, не придётся. Однако в то же время претенциозные клиенты могут быть слишком эмоциональными, но они всегда знают, почему они недовольны, и точно могут привести доказательства своей правоты.

Но каким бы ни был тип клиента, пришедшего к вам со своими проблемами, конфликты с клиентами нужно срочно решать, чтобы выйти из них без дополнительных осложнений и потерь.

<h3>Правила эффективной коммуникации с проблемными клиентами: что стоит им говорить, а что - нет?</h3>

Правила эффективной коммуникации с проблемными клиентами: что стоит им говорить, а что - нет?

Какие практики помогут избежать конфликтов в начале коммуникации с человеком, который к вам обратился? Прежде всего – техники ненасильственного общения, которые можно и нужно применять в ходе общения для улучшения коммуникации. Ими стоит овладеть каждому оператору колл-центра, менеджеру по продажам или по клиентским отношениям, да и вообще они точно пригодятся всему персоналу, которые в какой-то мере сталкивается с клиентскими обращениями и даёт обратную связь.

  1. Никаких эмоций. Каким бы скучным или агрессивным ни был клиент, обязательно следует сохранять равновесие и не давать ход эмоциям (ну разве что кроме спокойно-положительных, если в разговоре удалось добиться консенсуса).
  2. Поддержание высокого уровня компетентности. Часто причиной конфликтной ситуации является недостаточная убедительность сотрудника или недостаточная информация, которую он предоставляет клиенту. Старайтесь быть информативным и компетентным.
  3. Использование активного слушания: будьте терпеливы и не перебивайте клиента, ведите его по разговору при помощи техник активного слушания. Некоторым клиентам, чтобы исчерпать конфликт, достаточно просто выговориться и быть выслушанным.
  4. Развивайте эмпатию: если вы используете фразы типа «я вас понимаю», «мне искренне жаль, что вы столкнулись с этим», «я поддерживаю ваше желание» - это помогает вернуть коммуникацию в более конструктивное и менее конфликтное русло.
  5. Умейте признать ошибки: конечно же не 100%, но многие проблемные клиенты обращаются в компанию обоснованно, из-за ошибок персонала, недостаточного информирования или не уделённого внимания к их потребностям. Так что признавать ошибки — это ключ к тому, как разрешить ситуацию и сохранить клиента.
  6. Ищите пути выхода из конфликтов вместе с клиентом. Предлагайте решения и альтернативы к ним, переспрашивайте клиента, согласен ли он с вашим предложением, или у него есть собственное видение, как решить проблему, и хочет его выразить.
  7. Сохраняйте связь с клиентом. Если для разрешения конфликтного вопроса нужно связаться с другими специалистами, уточнить информацию или прервать связь ещё по каким-либо причинам, обязательно сообщите клиенту, что вам нужно время, и вы перезвоните. И, конечно же, обязательно выполните своё обещание, даже если результаты будут негативными для клиента.
  8. Оставайтесь вне ситуации: в проблемных ситуациях между клиентом и компанией вы не являетесь стороной конфликта, и весь негатив направлен не на вас лично.
     
Такой подход поможет вам эффективно помочь клиентам и не потерять их лояльность.
<h3>Чего ни в коем случае не следует делать в ходе общения с проблемным клиентом?</h3>

Чего ни в коем случае не следует делать в ходе общения с проблемным клиентом?

А вот чего следует избегать, если вы уже попали в конфликтные ситуации, но способы их решения ещё не определены.

  • Использовать фразы, которые могут ещё сильнее подогреть недовольство клиентов.
  • Пытаться использовать слова вроде «Успокойтесь», «Тише» или негативные оценки в адрес клиента.
  • Перекладывать всю вину на клиента.
  • Проявлять свою некомпетентность и неосведомлённость – лучше попросить время на уточнение вопроса, если чего-то не знаете.
  • Говорить неуверенным или слишком эмоциональным тоном.
  • Пытаться избежать собственного участия в решении проблемы и советовать позвонить по телефону в другой отдел или другим специалистам. В таком случае лучше самому определить, кто будет компетентен в данном вопросе, и перевести на него звонок, заранее оповестив клиента.
<h2><span style="font-size: 13px;">Алгоритм разрешения конфликта: как успокоить клиента?</span></h2>

Алгоритм разрешения конфликта: как успокоить клиента?

Как вести себя, если вы столкнулись с гневным и проблемным клиентом? Дадим простой алгоритм действий:

  1. Прежде всего – поздоровайтесь и позвольте клиенту полностью высказать свои проблемы, претензии и жалобы. Не перебивайте клиента и дождитесь, пока первая волна эмоций схлынет.
  2. Проявите эмпатию и эмоциональную поддержку: выразите свою обеспокоенность и заботу, готовность помочь и поддержать.
  3. Подберите несколько вариантов, как помочь в этой конкретной конфликтной ситуации, и озвучьте их клиенту.
  4. Выберите наиболее подходящий вариант совместно с клиентом, чтобы он почувствовал, что к его мнению прислушиваются и готовы идти навстречу.
  5. Поблагодарите клиента за обращение и сделайте акцент на том, что его фидбек очень важен, ведь он помогает предотвратить подобные проблемы в будущем. Так вы делаете клиента не просто посторонним лицом, а тем, кто ощущает своё значение именно для вашей компании.
  6. Обязательно зафиксируйте все детали обращения (например, в CRM) и передайте информацию руководителям подразделения или ответственным лицам.
  7. Выдохните и расслабьтесь. Часто конфликтные клиенты становятся настоящим испытанием, но вы его уже прошли.
  8. Воспринимайте конфликты не как неприятность, а как возможность развития: как известно, в споре рождается истина, и нередко именно благодаря конфликтам вы и ваша компания понимаете, какие пути самосовершенствования нужно выбрать.
<h3>Как использовать инструменты телефонии в работе с конфликтными клиентами?</h3>

Как использовать инструменты телефонии в работе с конфликтными клиентами?

И, конечно же, в любом конфликте не лишним будет иметь под рукой вспомогательные инструменты, с которыми вы сможете без потерь выйти из любой ситуации. Большинство клиентских обращений и жалоб осуществляется по телефону, поэтому мы сделаем фокус на удобных инструментах, которые пригодятся в конфликтных ситуациях:

  • Используйте скрипты звонков. Если вы разработаете и используете скрипт для разговора с разными типами конфликтных клиентов, вы сможете быстро получить поддержку и повести разговор по определённому руслу, чтобы достичь конструктива.
  • Ведите учёт проблемных ситуаций (а лучше ещё и клиентов, которые чаще всего обращаются с жалобами и претензиями). Вы можете фиксировать случаи негативной коммуникации в карточках клиентов, как и примечания по особенностям коммуникации с отдельным клиентом — тогда, если следующая жалоба поступит другому оператору, он будет в курсе, как вести диалог. Для этого используйте возможности вашей CRM.
  • Использование языковой аналитики и ИИ-инструментов (ссылка на статью блога о ИИ в телефонии) помогает моментально считать эмоции и интонации клиента и получить подсказки к ним.
  • Запись звонков и транскрибирование в текст – это ваш вспомогательный инструмент для дальнейшего совершенствования и обучения персонала. Используйте конфликтные ситуации для того чтобы тренироваться на их примерах, ведь это лучшая стратегия.
<h3>Итог</h3>

Итог

Конфликты неизбежны в любом бизнесе. Невозможно нравиться всем и удовлетворять потребности всех без исключения клиентов. Но можно сделать конфликтные ситуации базой для совершенствования и стратегий выхода из с достоинством и выгодой, ведь именно правильная стратегия неконфликтной коммуникации и алгоритмы решения клиентских жалоб помогут, как предотвращать возникновение недоразумений с клиентами в будущем, так и сохранять доверие и лояльность клиентов, у которых был негативный опыт взаимодействия с вашей компанией. А современные инструменты телефонии могут помочь вам преодолевать кейсы негатива со стороны клиентов эффективно, компетентно и без репутационных потерь.

Наши продукты

Также интересно

Автоинформатор IPTel интеграция с Bitrix24
07.04.2023
Автоинформатор IPTel интеграция с Bitrix24
Рутинная работа операторов, связанная с проговариванием одного и того же сообщения, часто не оправдывает себя ни в продуктивности в соотношении времени и результата, ни в экономическом плане в соотношении затрат и прибыли. Упростить поставленную зада...
Читать еще
Статистика звонков - основа эффективной работы вашей компании
23.01.2023
Статистика звонков - основа эффективной работы вашей компании
Ваши сотрудники работают с телефонными звонками, и вы хотите получать реальную картину их эффективности? Вам хочется понимать, всё ли идёт по плану, и каждый ли сотрудник получает свою зарплату обоснованно? Вы знаете, что всегда есть способ улучшить...
Читать еще
Запись звонков - Детализация данных телефонных звонков: расширение возможностей телефонии для вашего бизнеса
23.01.2023
Запись звонков - Детализация данных телефонных звонков: расширение возможностей телефонии для вашего бизнеса
Телефония для бизнеса — это больше, чем телефонные номера и поддержание высокого качества связи для общения с клиентами. Сегодня это мощный инструмент, который позволяет владельцам бизнеса оперировать важными данными для формулирования стр...
Читать еще
Интеграция с CRM: соедините все процессы воедино!
23.01.2023
Интеграция с CRM: соедините все процессы воедино!
Телефония и CRM это краеугольные камни любого бизнеса, стремящегося развиваться в динамике современности. Благодаря решениям от IPTel вы можете не просто использовать обе эти технологии, но и успешно интегрировать их. Ваша эффективность бизнеса возра...
Читать еще
Сценарии обработки входящих звонков
23.01.2023
Сценарии обработки входящих звонков
Профессиональный подход виден в деталях. А к ним, несомненно, относится ведение телефонных переговоров и, в целом, культура телефонных разговоров, обеспечиваемая в компании. Хотите, чтобы клиенты распознавали ваш профессионализм с первой секунды обра...
Читать еще