Шаблони документів

1. Робота з шаблонами

Шаблони документів в IPTel — це зручний спосіб автоматизації створення типових документів, які підлаштовуються під потреби бізнесу. Розглянемо, як налаштувати й використовувати цю функцію.

Щоб перейти до налаштувань шаблонів документів:

1. У головному меню оберіть «Налаштування» → «CRM» → «Шаблони документів».
2. Тут можна завантажувати нові шаблони або редагувати наявні.

2. Підтримувані формати

IPTel підтримує завантаження шаблонів у форматах:

• .docx (Word)
• .pdf (PDF)

3. Створення шаблону

1. Завантаження файлу: натисніть «Додати шаблон» і завантажте файл із комп'ютера.

2. Призначення об’єктів: вкажіть, для яких CRM-об’єктів буде використовуватися цей документ (наприклад, ліди, угоди чи контакти).

3. Використання змінних: у шаблоні замість статичних значень використовуйте спеціальні змінні, наприклад, {{ics_lead-first-name}} чи {{ics_contact-email}}. Вони будуть автоматично заповнюватися даними із CRM під час генерації документа.

   • Основні змінні вже доступні в системі.

   • Додаткові змінні можна створити самостійно, або звернутися до техпідтримки.

   • 

Шаблони документів можна:

• переглянути попередньо;

• завантажити на комп’ютер;

• редагувати;

• видалити.

4. Динамічність шаблонів

Шаблони підтримують динамічні змінні:

• Дата документа: автоматично підставляє поточну дату відповідно до обраної мови.

Нумератор документів: присвоює унікальний номер, який збільшується з кожним новим документом (наприклад, рахунок №001, №002 тощо).

5. Мови шаблонів

Під час створення шаблону вкажіть мову. Це впливає на форматування:

• Валюта (грн, копійки тощо).
• Формат дати.

6. Інтеграція з іншими системами

IPTel підтримує інтеграцію з платформою «Вчасно» для електронного документообігу:

• Ви можете завантажити готовий документ у «Вчасно», змінити його статус і надіслати контрагенту.

7. Автоматизація процесів

Автоматизація процесів — це налаштування системи так, щоб вона самостійно виконувала певні дії без постійної участі людини. Це дозволяє бізнесу працювати ефективніше, знижувати витрати на обробку завдань і прискорювати виконання стандартних операцій. Наприклад, автоматизація допомагає автоматично створювати регулярні документи, як-от рахунки або акти виконаних робіт. 

8. Використання шаблонів у роботі

1. У модулі CRM оберіть об’єкт (наприклад, лід або угоду).
2. Оберіть потрібний шаблон документа.
3. IPTel автоматично згенерує документ, підставляючи змінні.
4. Документ можна:
   • завантажити на свій пристрій;
   • надіслати клієнту через email;
   • завантажити у «Вчасно» для подальшої роботи.

9. Права доступу

Тільки адміністратор або користувач із відповідними правами доступу може створювати, редагувати й видаляти шаблони.

Приклад

Якщо створити шаблон рахунка, де вказані змінні {{ics_document-date}}, {{ics_lead-company-name}}:

• IPTel підставить дані із CRM, наприклад:
  • Дата: 16.01.2025.
  • Назва компанії: ТОВ «Приклад».

Документ буде мати професійний вигляд і відповідатиме вашим стандартам.

Чекліст щодо роботи з шаблонами:

• Завантажити файл шаблону у форматі .docx або .pdf.
• Вказати, для яких об’єктів у CRM використовується шаблон.
• Перевірити змінні (основні та додаткові).
• Обрати мову документа.
• Протестувати генерацію документа для перевірки коректності.

Це дає змогу значно заощадити час і стандартизувати документообіг компанії. Якщо виникнуть запитання, звертайтеся до технічної підтримки IPTel!